Использование ручного ввода данных для организации поступления информации в свой бизнес занимает много времени и связано с большим количеством ошибок. Ручная обработка, хранение, копирование и управление маршрутизацией документов – все это вызывает лишь незначительное снижение эффективности, однако ошибки быстро суммируются и накапливаются. Это приводит к появлению разрыва между сотрудниками внутри предприятия и критически важной информацией, что способствует уменьшению производительности труда и ухудшению качества обслуживания клиентов.
Эффективной цепочке поставок необходимы рутинные процессы, однако эти процессы могут привести к появлению узких мест, и производителю почти невозможно получить полную картину своих операций в условиях недостаточной прозрачности информации, поступающей в режиме реального времени. Благодаря прозрачности информации и контролю за ней производитель может быстро и эффективно реагировать, изменяя цепочку поставок и решая возникающие проблемы.
Решение Distributed Intelligent Capture от компании Lexmark является отправной точкой для повышения производительности в рамках процессов логистики. Оно позволяет производственным компаниям исключить этап ручной обработки данных и возникновение ошибок, поскольку информация фиксируется в цифровом виде в начале каждого процесса. Это решение берет процессы с неструктурированными данными и превращает их в гибкий и оптимизированный поток операций по обработке коммерческих документов, который легко интегрируется с существующими системами компании.
Это позволяет уменьшить потребность в ручном вводе данных, обеспечивая быстрый и эффективный способ фиксации информации, которая необходима для трансформации затратных бизнес-процессов в оптимизированные, генерирующие доход и добавочную стоимость операции.
Благодаря использованию решение Distributed Intelligent Capture с такими современными функциями, как интеллектуальное извлечение данных, совместное использование контекста и коллективное хранение, предприятия смогут быстро обрабатывать даже самые сложные документы.
Конечно, промышленное производство – это еще не весь бизнес. Продукты затем должны быть переправлены заказчикам или дистрибьюторам. В связи с этим, еще одним базовым элементом для производителей являются предварительно отпечатанные бланки транспортных накладных. Их печать влечет за собой более высокие затраты, этот процесс недостаточно гибок, а данные должны быть повторно введены с клавиатуры для включения в бизнес-процессы грузоотправителя и грузополучателя. Обеспечение того, чтобы все стороны использовали действительные бланки, также требует внимательности, а внешнее хранение документов и дорогостоящие услуги по сканированию задерживают доступ к товаросопроводительным документам.
Как и раньше, автоматизация и перевод в цифровой формат этих процессов помогут решить множество проблем, особенно если решение легко встраивается в существующие процессы по обработке товаросопроводительных документов. В обозримом будущем всегда будет существовать необходимость в сопровождении товара неким физическим документом, однако в рамках настоящего подхода вместо дорогостоящих многостраничных бланков используется отпечатанный на лазерном принтере одностраничный документ, готовый к подписанию. Это позволяет исключить ручные шаги по разделению, отправке по почте или по факсу, внесению в реестр, а также помогает преобразовать исходящую логистику, обеспечив для нее упрощение, повышение эффективности и доступности документооборота.
Финальный элемент головоломки – внедрение этой же технологии в центрах управления. Даже после интеграции бумажного и цифрового контента в состав ежедневных бизнес-операций многие производители по-прежнему тратят слишком много времени на сверку различий и нахождение информации, рассеянной по многочисленным серверам, жестким дискам и мобильным устройствам. В результате, то, что должно было бы стать простой авторизацией платежа, подготовкой отгрузки или наймом нового сотрудника, превращается в серию электронных писем, бесконечные голосовые сообщения и кипы фотокопий, перемещаемых между офисами.
Хорошо реализованное программное обеспечение по управлению контентом, объединенное с законченными процессами, позволяет оптимизировать все управление счетами-фактурами, документами по поставкам, квитанциями по дорожным и прочим расходам, инвентаризационными ведомостями, транспортными документами, контрактами и т.д.
Такие интеллектуальные решения помогают повысить пропускную способность, извлекая данные с великолепной точностью при одновременной защите конфиденциальной и секретной информации. Это позволяет административному персоналу выполнять больший объем работ за меньшее время, используя меньше ресурсов и быстро находя то, что ему необходимо для исполнения аудиторских запросов и требований регулирующих органов.
Производственная отрасль может многого добиться, отказавшись от методов работ, требующих большого количества бумажных документов, с целью повышения эффективности, снижения издержек и генерации поступлений.
Спектр решений Lexmark помогает ликвидировать разрыв между недоступным контентом – как бумажным, так и цифровым – и людьми и процессами, которые в нем нуждаются. Объединив интеллектуальные устройства, программное обеспечение и услуги, Lexmark оптимизирует и автоматизирует документооборот, обеспечивая повышение эффективности.
Возможно, производственная компания не может полностью контролировать транспортировку продукции от завода до склада, однако она способна улучшить контроль за документами и данными, которые приводят в движение цепочку поставок. Решения Lexmark по интеллектуальному управлению контентом помогают предприятию получить целостную картину того, что ему необходимо для стимулирования производительности и роста.
Поделиться
