В компании Everia Life завершен масштабный проект по переходу на новую систему электронного документооборота. Внедрение платформы Tessa позволило полностью отказаться от устаревшего решения, автоматизировать ключевые бизнес-процессы и сократить время согласования документов на 30%. Интегратором проекта выступила компания «Интрадокс» — сертифицированный партнер компании ??Синтеллект», вендора Tessa. Об этом CNews сообщили представители «Интрадокс».
Потребность в замене системы возникла как естественный этап развития компании и ее бизнес-процессов. Предыдущая система успешно выполняла свои задачи в течение длительного времени, однако со временем требования бизнеса существенно изменились: выросла сложность маршрутов согласования, повысились ожидания к прозрачности процессов, удобству пользователей, скорости изменений и интеграции с другими корпоративными системами.
«Старая система уже не обеспечивала необходимой гибкости для дальнейшего развития. Многие изменения требовали дополнительных доработок, часть операций оставалась ручной, а пользователям хотелось более удобного и современного интерфейса. Поэтому было принято решение перейти на новую систему электронного документооборота. Для нас это было не просто техническое обновление, а шаг к повышению зрелости документооборота и бизнес-процессов. Новая система должна обеспечить более гибкую настройку процессов, удобный и современный интерфейс, прозрачность на всех этапах согласования, лучшую интеграцию с ИТ-ландшафтом компании и возможность масштабирования на будущие задачи», — Анна Воловикова, руководитель проекта «Эверия Лайф».
«Внедрение платформы Tessa позволило «Эверия Лайф» не просто сменить систему электронного документооборота, а взглянуть на процессы делопроизводства сквозь призму новых технологических возможностей и добиться большей эффективности сложившихся годами процедур. За 1,5 года команды «Эверия Лайф» и интегратор «Интрадокс» создали комплексное решение, которое охватывает все ключевые направления работы с документами — от входящей корреспонденции до оформления командировок и нормативных актов. Проект стал примером того, как при грамотном выборе платформы и тесном взаимодействии с интегратором можно за разумный срок вывести документооборот крупной страховой компании на принципиально новый уровень», — Вячеслав Буздин, директор ДИТ «Эверия Лайф».
«Для нас этот проект — хороший пример того, как замена устаревших решений и совершенствование внутренних процессов напрямую влияет на эффективность бизнеса. Важно, что созданное решение не только дало измеримый результат сегодня, но и сформировало основу для дальнейшего развития и автоматизации бизнес-процессов компании на многие годы вперед. Мы рады, что у нас сложилось общее видение с командой «Эверия Лайф», это позволило совместно находить наиболее оптимальные решения и быстро их реализовывать», — Томас Викулин, директор по развитию проектов «Интрадокс».
Проект внедрения системы документооборота стал важным шагом в повышении прозрачности и управляемости внутренних процессов. Было важно не просто автоматизировать работу с документами, а сделать ее удобнее, понятнее и предсказуемее.
Система охватывает шесть бизнес-блоков: входящие документы – загрузка реестров из удаленных филиалов, автоматическое распределение задач; исходящие документы – загрузка реестров из удаленных филиалов, полный цикл подготовки и отправки корреспонденции; служебные записки – конструктор маршрутов, интеграция с порталом агентской сети и Service Desk; ОРД/ВНД (организационно-распорядительные и внутренние нормативные документы) – конструктор маршрутов, подписание листов ознакомления электронной подписью, процесс актуализации документов; договоры – конструктор маршрутов, предпросмотр маршрута, 3 типа договорных документов, договоры ГПХ; командировки – конструктор маршрутов и шаблоны ключевых документов: заявка на командировку, отчет по командировке, авансовый отчет, заявление на удержание суточных.
Новая СЭД успешно связана с четырьмя внутренними системами: Active Directory – синхронизирована нестандартная организационная структура компании; «1С» – подтягиваются данные о контрагентах, сотрудниках и подразделениях; «Портал документов агентской сети» – обеспечено взаимодействие с порталом агентской сети; Service Desk – реализована двусторонняя интеграция: из Tessa автоматически создаются заявки в Service Desk, а оттуда поступает ответ об исполнении.
Внедрение проходило поэтапно. Каждый новый модуль последовательно проходил стадии аналитики, настройки и разработки, затем тестовой и, наконец, промышленной эксплуатации. Примечательно, что разработка следующих модулей велась параллельно с завершающими этапами предыдущих. В итоге новый функциональный блок вводился в промышленную эксплуатацию примерно каждые три месяца.
Общая продолжительность проекта составила 1,5 года, с сентября 2024 по февраль 2026. Первичный запуск в работу: Январь 2025
Результаты: на 30% ускорено согласование документов; на 80% ускорена загрузка реестров документов; 300 тыс. документов обработано за первый год эксплуатации.
Поделиться
