Национальный исследовательский ядерный университет МИФИ на базе «1С» автоматизировал дистанционное подписание юридически значимых документов с физлицами: абитуриентами, студентами, сотрудниками и подрядчиками. Система «1С:Документооборот государственного учреждения» интегрирована с сервисом ??Госключ». Организовано безопасное взаимодействие с физлицами без предоставления им доступа к внутренним информационным системам университета. Время обработки каждого документа сократилось с 15-30 до 3-5 минут. Обеспечено соблюдение регламентных сроков передачи сведений по форме ЕФС-1. Об этом CNews сообщили представители «1С».
В вузе обучаются около 7.3 тыс. студентов, включая более 650 иностранных граждан. Ежедневно университет взаимодействует с большим количеством физических лиц: абитуриентами, студентами, слушателями программ дополнительного образования, сотрудниками и подрядчиками. Каждый месяц оформляются сотни договоров, актов и других юридически значимых документов.
Внутренний документооборот вуза организован в «1С:Документооборот государственного учреждения» — ключевом элементе цифровой инфраструктуры университета. При этом подписание документов с физлицами до недавнего времени оставалось бумажным. Каждая операция по отправке, подписанию, получению и обработке документов занимала от 15 до 30 минут. Контролировать статусы подписания было трудно, документы могли теряться. Дополнительную сложность создавали требования законодательства: сведения о прекращении договоров с физлицами необходимо передавать по форме ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня после подписания акта. При бумажном документообороте соблюдение этих сроков требовало постоянного ручного контроля и повышало операционные риски.
Руководство университета поставило задачу - внедрить механизм дистанционного юридически значимого подписания документов через «Госключ». Для этого требовалось интегрировать «1С:Документооборот государственного учреждения» с государственным сервисом. Партнером по проекту стала компания «1С:Первый Бит».
В ходе проекта была выполнена интеграция по API, обеспечивающая отправку документов физлицам на подписание, получение подписанных экземпляров и их автоматическое прикрепление к карточкам документов без участия сотрудников.
На первом этапе проекта были разработаны и протестированы механизмы формирования документов, обмена с сервисом, обработки статусов подписания и регистрации возможных ошибок. После завершения тестирования команда доработала роли пользователей, реализовала отображение статусов подписания в списках и карточках документов с использованием условного форматирования, а также настроила регламентные задания для автоматического получения и прикрепления подписанных документов. Сотрудники получили возможность контролировать весь процесс подписания непосредственно в 1С, без дополнительных ручных операций. Для безопасной работы настроено разграничение прав доступа. Система развернута на 300 автоматизированных рабочих местах.
В результате проекта НИЯУ МИФИ полностью перешел на цифровое юридически значимое подписание документов с физлицами через сервис «Госключ».
Время обработки одного документа сократилось с 15-30 до 3-5 минут, что позволило высвободить более 500 человеко-часов ежемесячно при массовом документообороте.
Обеспечено своевременное подписание договоров и актов с физлицами и соблюдение установленных законодательством сроков передачи сведений по форме ЕФС-1.
Автоматическое получение подписанных документов исключило необходимость ручного скачивания и прикрепления файлов, снизив операционные и юридические риски.
Отображение статусов подписания непосредственно в интерфейсе системы позволило сотрудникам оперативно отслеживать прохождение документов и сократить количество уточняющих обращений между подразделениями и физическими лицами на 45%.
Еще одним результатом проекта стало безопасное взаимодействие с внешними контрагентами. Физические лица подписывают документы через государственный сервис и мобильное приложение «Госключ», не получая доступа к внутренней информационной системе университета. После подписания документы автоматически возвращаются в 1С и сохраняются в карточках соответствующих документов. Архитектура решения допускает дальнейшее масштабирование по мере развития цифрового документооборота университета.
Первый проректор НИЯУ МИФИ Ирина Викторовна Балакина: «Интеграция с сервисом «Госключ» на базе «1С» позволила автоматизировать процесс подписания документов с физическими лицами на 300 рабочих местах, сократить время обработки одного документа с 15–30 минут до 3–5 минут, минимизировать ошибки и риски потери файлов. Автоматическое получение подписанных документов и визуализация статусов в интерфейсе значительно повысили контролируемость процессов. Масштабирование решения и его интеграция в существующую ИТ-инфраструктуру обеспечили стабильность и управляемость документооборота. Благодарим команду «Первого Бита» за профессионализм и системный подход — проект стал важной частью цифровой трансформации университета».
Поделиться
