В рамках проекта Муниципального казенного учреждения «Управление информационных технологий и связи города Сургута» муниципалитет внедрил систему управления данными на базе «БАРС.Web-Своды», заменив разрозненную работу с таблицами и документами централизованной моделью сбора, проверки и хранения информации. Об этом CNews сообщили представители «БАРС Груп».
До начала проекта данные формировались в различных подразделениях и хранились в отдельных Excel-файлах, шаблонах и служебной переписке. Единые правила расчёта, ответственные за ведение информации и общий каталог показателей отсутствовали. Значительная часть времени уходила на поиск актуальных версий документов, сверку данных и контроль корректности расчетов.
Перед запуском проекта ИТ-подразделение города Сургута сформулировало требования к будущей системе: ведение каталога показателей, ввод и импорт информации, её проверка, согласование, консолидация и выгрузка. Развитие аналитики было выделено в отдельный этап — первоочередной задачей стала стандартизация данных и выстраивание единых процессов работы с ними.
Для реализации проекта была выбрана российская платформа «БАРС.Web-Своды», предназначенная для автоматизации процессов сбора, консолидации и хранения данных в органах государственной власти и местного самоуправления.
Ключевым архитектурным решением стал переход от отчетной формы как основного объекта учета к модели, в центре которой находится показатель.
«В системе основным объектом стал сам показатель, а отчетные формы начали формироваться на его основе. Это позволило перейти от хранения данных в виде «ячеек таблиц» к структурированной модели: показатель ? значение ? период ? ответственный ? комментарий/источник ? форма/кампания», — сказала Александра Лебедева, заместитель директора по производству бизнес-центра «Своды» компании «БАРС Груп».
Новый подход позволяет хранить историю изменений, обеспечивать сопоставимость данных между периодами и использовать единый источник информации для различных форм отчетности.
Базовый контур системы был развернут за два месяца без остановки текущей деятельности администрации и подведомственных организаций. За это время были настроены справочники организаций и ответственных, автоматическая генерация форм, процедуры контроля и согласования данных. Также реализованы механизмы валидации, версионности и многоуровневого согласования.
В перспективе пользователи получают автоматически сформированный перечень показателей по своей зоне ответственности и работают с ними через веб-интерфейс. Все данные проходят проверки и согласование в рамках единого регламентированного процесса.
«Ранее значительная часть времени уходила на поиск актуальных файлов, сверку разных версий документов и проверку корректности формул. Теперь эти задачи автоматизированы. Каждый пользователь работает только со своим набором показателей, а система автоматически выполняет проверки данных и фиксирует историю изменений», — сказал Нил Арсланов, начальник отдела систем документооборота Муниципального казенного учреждения «Управление информационных технологий и связи города Сургута».
В настоящее время продолжается формирование единого каталога и загрузка в систему нескольких тысяч показателей вместе с их метаданными: единицами измерения, правилами расчёта, ответственными и связями с отчётными формами.
Следующим этапом станет развитие аналитического контура с внедрением BI-инструментов для визуализации и анализа данных. После завершения формирования каталога система сможет автоматически создавать формы сбора информации по заданным критериям и обеспечивать сопоставимость данных без ручной обработки.
По оценке участников проекта, созданная модель может быть адаптирована другими муниципальными и региональными органами власти, которым необходимо перейти от разрозненных процессов работы с информацией к централизованному управлению данными.
Поделиться
