Компания «Мастердата» автоматизировала управление договорами на платформе ELMA365 CSP. В результате сроки согласования сократились в 8 раз, а административная нагрузка на юридическую службу снизилась на 70–80%. Об этом CNews сообщили представители Elma.
До старта проекта договорная работа строилась через электронную почту и мессенджеры. Документы дублировались, терялись в переписках, а поиск актуальной версии и контроль статусов занимали значительную часть рабочего времени. Также отсутствовала прозрачность в процессе оплаты и согласования, что усложняло контроль и замедляло принятие решений. С ростом компании это стало ограничивать операционную эффективность.
В 2024 г. компания внедрила Elma365 CSP и перевела договорной контур в единую систему. Процесс охватывает весь цикл — от создания карточки договора до подписания. Маршруты согласования формируются автоматически в зависимости от типа документа и заданных условий, без участия сотрудников.
Система фиксирует все данные по договору в единой карточке и исключает передачу документа на оплату без прохождения обязательных этапов согласования. Для нестандартных случаев предусмотрена ручная корректировка маршрута с сохранением истории изменений.
Руководители получили инструменты оперативного контроля: система показывает текущие договоры, загрузку участников и узкие места процессов в режиме реального времени.
Первые результаты стали заметны уже через месяц после запуска проекта: время согласования договоров сократилось с 3–4 дней до 4–6 часов, административная нагрузка на юристов снизилась на 70–80%, что позволило специалистам сосредоточиться на профильных задачах. Финансовый отдел получил инструмент контроля — ни один договор не уходит в оплату без прохождения всех этапов согласования, а все договоры, их статусы и участники процесса доступны в едином интерфейсе.
«Главное достижение проекта — прозрачность и контроль процессов согласования договоров. Это позволило сократить сроки, снизить количество ошибок и освободить юристов от рутинных задач. Система действительно упростила работу сотрудников и повысила эффективность компании», — сказал Алексей Бирюков, руководитель юридического отдела в компании «Мастердата».
«Документооборот редко считают приоритетом — до тех пор, пока он не начинает тормозить бизнес. Кейс «Мастердата» показывает, что порядок в согласовании договоров напрямую влияет на скорость решений и эффективность всей компании», — Александра Лощенова, Product Owner Elma365 CSP.
Поделиться
