Роснаука: "конвейер" для управления госзакупками
Административная реформа изменила, как структуру ведомств, так и управление федеральной целевой научно-технической программой "Исследования и разработки по приоритетным направлениям развития науки и техники" на 2002-2006 годы. Функции оперативного управления ФЦНТП были возложены на ГУ "Государственная дирекция целевой научно-технической программы" (дирекция).
С января 2005 года начала действовать новая редакция федеральной программы. Среди ее основных отличий — выделение реализуемых в рамках программы мероприятий и индикаторов, позволяющих судить об успешности их реализации. Значительно возросло финансирование программы (с 2,2 млрд. руб. в 2004 г. до 7,1 млрд. руб. и в 2005 г. и 7,7 млрд. руб. в 2006 г.), увеличилось количество заключаемых в рамках программы контрактов (с 700 в 2004 г. до 1600 в 2005 г.) и одновременно ужесточились требования к выполнению контрактов, реализуемых в рамках программы. С началом действия новой редакции ФЦНТП была значительно повышена роль независимой экспертизы конкурсных заявок, хода выполнения и результатов работ по контрактам, реализуемых в рамках программы.
Эти изменения программы повлекли за собой серьезное увеличение объема работ сотрудников дирекции, в задачи которой входит организация независимой экспертизы, мониторинг хода выполнения государственных контрактов и программы в целом, организация взаимодействия между представителями заказчика и исполнителя.
Управлять таким объемом работ невозможно без развитой информационной системы. Для решения задач дирекции возникла необходимость создания информационного "конвейера", который обеспечит своевременность и качество информационных потоков и автоматизирует процессы проведения экспертизы заявок и результатов проектов, ведение документооборота и формирование отчетности по программе. Кроме того, сотрудники дирекции ЦНТП пользовались только обычными офисными приложениями, что в значительной степени осложняло их работу.
Научный подход к выбору
На момент начала проекта на рынке еще не было готовых решений для исполнения ФЦП, и тем более не было решений для управления ФЦП с научной направленностью. Ведь при размещении госзаказов на выполнение НИОКР главным фактором успеха является не снижение цены, а, прежде всего, качество проекта, которое в частности может быть достигнуто с помощью независимой экспертизы конкурсных заявок и результатов исполнения контрактов.
Также были необходимы инструменты для организации регламентных "конвейерных" процессов проведения конкурса, заключения и исполнения контракта. В связи с большим количеством участников программы (исполнителей контрактов и независимых экспертов), находящихся в разных городах России, существенным требованием к системе стала возможность внесения информации в автоматизированную информационную систему через интернет непосредственно участниками программы. Это должно было снизить трудоемкость работы дирекции, а также повысить удобство взаимодействия между сотрудниками дирекции и участниками программы. Дирекция привлекла разработчика для реализации пилотного проекта, который был выполнен без предварительного финансирования. За месяц специалисты Naumen разработали и запустили в эксплуатацию подсистему проведения конкурсов, которая стала активно использоваться дирекцией с марта 2005 года.
В ходе реализации проекта требовалось автоматизировать процесс проведения конкурса
В ходе реализации проекта требовалось автоматизировать процесс проведения конкурса, обеспечив взаимодействие дирекции с большим количеством экспертов (около 500 человек), находящихся в разных городах страны. Каждая заявка проходит от 3 до 7 экспертиз, за год общее количество экспертиз по заявкам составляет более 10 тыс. Кроме того, необходимо было обеспечить анонимность взаимодействия между кураторами лотов (конкурсов) и экспертами в ходе экспертизы заявок, и обеспечить контроль за соблюдением процедур, связанных с проведением экспертизы. Автоматизировать учет документов, связанных с процессом проведения конкурсов и их маршрутизацию. Поток документов, ежедневно проходящих через дирекцию, делает невозможным использование бумажного документооборота на всех этапах. Также необходимо было автоматизировать процесс оплаты экспертизы, и обеспечить формирование отчетности для вышестоящих органов по всем этапам процесса проведения конкурсов.
Компания Naumen предложила решение, которое полностью основано на программных компонентах с открытыми исходными кодами. Решение включает в себя три функциональные подсистемы, разработанные на основе технологий J2EE, сервер приложений Apache Tomcat и СУБД PostgreSQL. Автоматизированные рабочие места сотрудников дирекции, исполнителей контрактов, сотрудников Роснауки и экспертов были разработаны на базе веб-технологий, что позволяет им работать через интернет с помощью веб-броузера. При создании подсистем были использованы программные инструменты, входящие в открытую платформу Naumen Kernel.
По ходу внедрения
В связи со сжатыми сроками реализации проекта, заданными дирекцией, при разработке системы компанией Naumen был использован гибкий подход к разработке. Разработка и внедрение системы осуществлялось небольшими законченными функциональными блоками, учитывающими приоритеты, заданные дирекцией. Одновременно велась эксплуатация системы и ее доработка.
Реализация проекта по созданию информационной системы для дирекции ЦНТП началась в феврале 2005 г. На первом этапе (март - июнь 2005 г.) была создана подсистема проведения конкурсов, автоматизирующая наиболее трудоемкие процессы — экспертизу заявок и определение победителей. В июне 2005 г. подсистема была запущена в промышленную эксплуатацию.
Решение включает в себя две функциональные подсистемы, разработанные на основе технологий J2EE
Второй этап проекта (июль - ноябрь 2005 г.) включал в себя создание и запуск в эксплуатацию подсистемы заключения контрактов, обеспечивающей процессы заключения контрактов с победителями конкурсов. С ноября 2005 г. подсистема работает в режиме промышленной эксплуатации.
На третьем этапе (декабрь 2005 г. – март 2006 г.) проекта была разработана подсистема исполнения контрактов, автоматизирующая сбор отчетных документов от исполнителей контрактов (о проделанных работах, израсходованных средствах, достигнутых значений программных индикаторов и т.д.), экспертизу хода реализации проектов и их результатов, закрытие этапов проектов.
С апреля 2006 года по настоящее время ведутся работы по обеспечению большей гибкости системы – предоставление возможности настройки через веб-интерфейс (без программирования) жизненных циклов бизнес-процессов, атрибутов учетных карточек основных системных объектов (лот, заявка, контракт и т.д.), отчетных форм с помощью генератора отчетов и т.д.
С августа 2006 года началась работа по созданию электронного архива, который был отделен от оперативной базы данных системы для обеспечения максимальной производительности системы при аналитических запросах к базе данных. Электронный архив будет использоваться как аналитическая подсистема, позволяющая применять сквозной анализ информации по программе за несколько лет. Оперативная база данных будет хранить информацию о ходе реализации программы только за текущий год.
Созданная система автоматизирует ключевые процессы в деятельности дирекции ФЦНТП
Одной из задач проекта было обеспечить возможность одновременной разработки и эксплуатации системы, с которой каждый день работали сотни пользователей. Обновление версий ПО и устранение ошибок сначала проводилось на сервере разработчиков, где проводилось автоматизированное и ручное тестирование. Далее все изменения проходили проверку на тестовом сервере у пользователей, и затем новая версия переносилась на сервер промышленной эксплуатации.
По итогам
Созданная система автоматизирует четыре ключевых процесса в деятельности дирекции ФЦНТП, таких как проведение конкурса, заключение контрактов с победителями, исполнение контрактов, оплату услуг по проведению экспертизы. В рамках процесса "Проведения конкурса" система автоматизирует учет проводимых конкурсов, регистрацию поступающих заявок участников, проведение экспертизы заявок и определение победителей конкурсов. Процесс "Заключение контрактов с победителями" подразумевает организацию процесса согласования контракта перед его подписанием.
В рамках процесса "Исполнения контрактов" система автоматизирует сбор всех типов отчетных документов от исполнителей контрактов, экспертизу результатов проектов, прием выполненных работ по этапам исполнения контрактов. Кроме того, в ходе процесса "Оплата услуг по проведению экспертизы" система автоматизирует: ведение договоров на экспертизу, заключаемых с привлекаемыми экспертами; подготовку документов для проведения оплаты.
Гибкие настройки системы позволяют изменять процессы и права доступа силами сотрудников Дирекции без участия специалистов NAUMEN
В текущий момент компания Naumen ведет доработку системы с целью придания ей большей гибкости. Технический персонал дирекции сможет самостоятельно осуществлять необходимые изменения в системе с помощью настройки через веб-интерфейс, что позволит свести к минимуму потребности поддержки системы сотрудниками компании Naumen.
Результаты проекта
Внедрение автоматизированной информационной системы позволило дирекции ЦНТП эффективно и результативно выполнить все мероприятия по реализации федеральной целевой программы: за 2005 г. было заключено более 1570 контрактов на общую сумму 7, 1 млрд. рублей; за 2006 г. было заключено более 1580 контрактов на общую сумму 7,7 млрд. рублей. Кроме того, автоматизация процессов позволила избежать увеличения штата дирекции, и на сегодняшний день все работы по управлению процессами выполняют около 20 сотрудников.
Также у дирекции появилась возможность оперативного и достоверного предоставления аналитической информации любой сложности по запросу от контролирующих органов: Федерального агентства по науке и инновациям, Министерства экономического развития и торговли РФ, Федеральной антимонопольной службы и др.
| Аналитика по теме "1000 крупнейших ИТ-проектов в госорганах России".Только в августе 30 % скидка на этот отчет ! |
Поделиться