Электронные хранилища: Россия подключена к программам ЕС

Электронные архивы — относительно новая область знания, лежащая на стыке информационных технологий, документооборота, бизнес-процессов и других сфер деятельности. Управление электронными архивами выделяется в отдельную дисциплину — Electronic Records Management (ERM). Предлагаемый материал включает общее определение понятия «электронные архивы», описание существующих направлений развития образования в этой области — долгосрочных программ (предназначены в первую очередь для профессионалов в области архивного дела) и краткосрочных программ (как для архивистов, так и специалистов из других сфер деятельности). Здесь также кратко рассмотрены университетские программы. Основное внимание уделяется описанию разработанного в рамках Европейского союза краткого учебного курса с отличительными особенностями программ, читаемых в рамках этого курса в различных университетах и учебных центрах Европы. Предлагаемые коммерческими производителями курсы обучения конкретным решениям в этой области здесь не рассматриваются.

Что такое электронные архивы?

С давних времен люди пользуются архивами. Настенные росписи в египетских пирамидах уже были своего рода архивом. В течение тысяч лет принцип архивного дела не менялся — так или иначе, коллекция бумажных документов занимала все больше и больше места. Это неизменно приводило к снижению качества архива. Неутешительная статистика: даже в хорошо организованном архиве 3% документов размещены неправильно, 7% документов утеряны, 60% документов не востребованы, «забыты». Поиск документа занимает до 10 дней, причем каждый десятый запрашиваемый документ так и не находится. Как следствие — наиболее ценные документы просто перестают поступать в пользование из-за угрозы их утраты, стоимость хранения информации на бумажных носителях растет, а эффективность архива в целом падает.

С момента появления компьютеров стала очевидна возможность их широкого применения в архивном деле, однако слабая аппаратная база не позволяла этого делать. В наши дни развитие информационных технологий привело к появлению нового вида программно-аппаратных комплексов — электронных архивов. Электронный архив обеспечивает функции по работе с электронными документами, аналогичные функциям бумажного архива по отношению к бумажным документам, но выполняемые с большей производительностью и лучшим качеством, и конечно, предоставляет дополнительные по сравнению с бумажным архивом функции за счет электронной природы хранимых документов и применения информационных технологий. В перспективе это позволит полностью отказаться от бумажных архивов.

На начальном этапе развития электронных архивов большинство разработчиков не задумывались о необходимости научного подхода и стремились реализовать как можно больше функций, зачастую излишних и приводящих только к усложнению системы. Через некоторое время стал ясен набор функций, которые должны присутствовать в любых системах электронных архивов, что в свою очередь привело к необходимости создания стандартов в этой области.

В настоящее время на мировом уровне произошло осознание необходимости выделения вопросов, посвященных электронных архивам, в отдельное научное направление, получившее название «Управление электронными архивами» (Electronic Records Management, ERM). Это связано с фактором глобализации архивов. В частности, объединение стран Европы привело к необходимости выработки единых стандартов в этой области. Более того, электронные архивы в действительности затрагивают любого жителя планеты — так или иначе, информация о нем хранится в каком-либо архиве, в развитых странах десятки служб ведут собственные архивы.

Управление электронными архивами как учебный предмет

Существуют две целевые группы для обучения — молодые люди, которые в дальнейшем будут профессионально заниматься архивистикой (начальное архивное образование, университетское образование на получение степени в области архивных и информационных наук и последипломное образование), и специалисты с опытом, нуждающиеся в повышении квалификации или переподготовке в этой сфере деятельности (краткосрочные программы в центрах профессионального образования, предназначенные в частности, и для неспециалистов в области архивного дела.). Эти две группы нуждаются в разных подходах к обучению.

Остановимся кратко на описании университетского образования в этой сфере деятельности. Несмотря на то, что в Европе оно развито гораздо в большей степени, чем в России, большинство такого рода программ предназначено именно для архивистов. Хранение электронных записей рассматривается как хранение записей специального типа: «записи есть записи, независимо от носителя». Обучение фокусируется на обозначении проблем. Студенты должны понять, что электронные записи не могут быть помещены в архив, если архивисты не вовлекаются в построение процесса архивирования в организации в целом, включая разработку программного обеспечения для управления электронным документооборотом. Предметом изучения является соотношение традиционных схем классификации для обработки электронных и других «не бумажных» записей и процессы миграции от бумажного архива к электронному. В ряде случаев электронные архивы являются частью более общего курса, посвященного «хранению электронных записей».

В целях стандартизации образования в этой области ряд университетов совместно разработали несколько учебных модулей по управлению электронными архивами, получивших название «проект RECPRO». RECPRO является частью полной университетской программы для начального профессионального образования и не предназначен для опытных архивистов. Это достаточно большой курс, состоящий из трех частей.

Первая часть — расширенная архивная теория применительно к электронным архивам. Отправная точка: электронные записи подобны бумажным записям и проблемы с ними во многом исходят из соответствующих проблем с бумажными архивами. В то же время, повсеместное внедрение электронных архивов вынуждает переопределять устоявшиеся понятия в области архивного дела. Большое внимание уделяется созданию архивов, их хранению и управлению ими.

Вторая часть — информационные и телекоммуникационные технологии в бизнес-процессах. Конкретные технические аспекты не рассматриваются, основное внимание уделено базовым концепциям, особенно в области информационных систем.

Третья часть целиком посвящена электронным архивам. Основные моменты: хранение электронных записей, функциональные требования к электронным архивам, системы управления электронными архивами и их функции, стратегии реализации, роль архивиста, законодательные и этические проблемы использования электронных архивов.

Несколько долгосрочных программ посвящены повышению квалификации архивистов. Участие в них требует достаточно высокого уровня подготовки и интересно только профессиональным архивистам-теоретикам.

Университетское образование фокусируется на теоретических аспектах, тогда как специалистам из областей, смежных с архивным делом, требуются практические знания. Таким образом, рассмотренные выше программы не представляют для них интереса. Краткосрочные программы дополнительного образования ориентированы на широкий круг слушателей. В этом направлении наибольших успехов достигла группа исследователей, получившая название e-TERM.

e-TERM

Проблема краткосрочного образования в области электронных архивов оказалась настолько большой, что к ее разработке подключилось ЮНЕСКО. На первом этапе трудно было даже дать точное определение, что же является электронным архивом, и практически невозможно создать какие-либо стандарты в этой области. В связи с этим в ЮНЕСКО в 1999 г. в рамках программы «Леонардо да Винчи» начались исследования в области стандартизации и унификации обучения управлению электронными документами на основе мультидисциплинарного подхода к управлению документами в электронном виде. Международная группа исследователей получила название European Training for Electronic Records Management (e-TERM) и включила в себя семь университетов и исследовательских центров.

Участники e-TERM преследуют целью обучение и профессиональное развитие специалистов по управлению архивами, административного персонала, специалистов по информационным технологиям. Более точно, e-TERM ожидает, что основную пользу от данной программы получат:

• новички в области архивного дела, которым необходима специальная подготовка в области управления электронными архивами;
• профессиональные архивисты, желающие повысить свой уровень;
• администраторы и менеджеры, создающие и использующие электронные архивы;
• преподаватели и разработчики учебных программ, желающие включить курсы по электронным архивам;
• тренинг-менеджеры, нуждающиеся в выборе подходящей учебной программы по электронным архивам для персонала.

Членство в e-TERM подразумевает выполнение определенных требований, которые, в свою очередь, способствуют стандартизации обучения в области ERM и координации усилий в этом направлении в рамках Евросоюза:

• все участники включают курс по управлению электронными архивами в свои программы профессионального обучения;
• исследования в области ERM включаются в исследовательскую программу каждого участника;
• участники обязаны включать курсы по ERM во все программы долгосрочного обучения или программы профессионального развития;
• e-TERM дает участникам возможность проводить исследования и разрабатывать как базовые курсы, так и различные варианты курсов с учетом особенностей своих стран.

e-TERM: структура учебного курса

Естественно, интернациональный характер дисциплины «Управление электронными архивами» не позволяет создать единый учебный курс. В задачи группы e-TERM входила только разработка базовой программы и основных учебных материалов, а также рекомендаций по форме проведения курса.

Разработанный в рамках программы e-TERM учебный курс содержит три типа материалов:

• тексты (статьи, части книг, интернет-публикации, сопровождаемые вопросами для самоконтроля и указаниями для дальнейшего развития);
• учебные задания («кейсы» — письменные описания проблемных ситуаций, мультимедийные презентации или программное обеспечение);
• глоссарии, определяющие терминологию архивного дела через общеизвестные понятия.

Управление электронными архивами лежит на стыке нескольких дисциплин: архивного дела, информационных и компьютерных технологий, делопроизводства, управления бизнес-процессами. Изменения в одной из этих областей автоматически приводят к изменениям в управлении электронными архивами. В Европе курс ERM часто включают в направление «Information Studies», что включает в себя получение информации, поиск информации и управление информацией. Как дисциплина — «Information studies» исследует информационные потоки между людьми, создающими информацию, и людьми, ее использующими. Соответственно, предлагаемый курс должен быть построен с учетом возможности его освоения специалистами из всех упомянутых выше областей знаний.

Предлагаемая e-TERM структура курса включает в себя шесть модулей:

0. Введение.
1. Преимущества использования информационных технологий в архивном деле.
2. Перспективы архивного дела.
3. Перспективы применения электронных архивов в организациях: правовые, административные и организационные аспекты.
4. Проектирование и реализация архивных систем.
5. Политика в области создания и управления архивами.

Каждый из них дорабатывается с учетом пожеланий слушателей курса. Например, модуль «Введение» может представлять собой «Введение в информационные и компьютерные технологии для архивистов» или, наоборот, «Введение в архивное дело для программистов».

Участники e-TERM

Группа состоит из четырех ключевых участников, которые предложили свои модели построения обучения и активно проводят соответствующие курсы.

Archiefschool, Nederlands instituut voor archiefonderwijs en-onderzoek
(Нидерландский институт архивного образования и исследований, Нидерланды)
Совместно с партнерами (университетом Амстердама и Амстердамским колледжем высшего профессионального образования) предоставляет академическое профессиональное образование для студентов всех уровней. Институт также предоставляет курсы повышения квалификации для специалистов с высшим образованием. В 1998 году был создан исследовательский центр, благодаря которому институт выходит на лидирующие позиции в области прикладных архивных наук.

Голландская модель проведения краткосрочного обучения в области ERM предполагает пятидневный курс (или курс из пяти отдельных частей), каждая часть которого построена по принципу «теоретическое введение — приложение теории к практике — решение теоретических задач — применение полученных знаний к решению повседневных практических проблем». Основной упор сделан на уменьшение необходимости чтения предварительных материалов для участников программы, поскольку большинство текстов на английском. К особенностям можно отнести также наличие «ключевой проблемы» курса, т.е. постановки проблемной ситуации, которая рассматривается в течение всех пяти дней обучения и на примере которой слушатели усваивают те или иные понятия. Участники получают также возможность заранее увидеть материал, который будет излагаться в следующем модуле — это дает возможность пропустить некоторые сведения, известные слушателям.

Fachhochschule Potsdam, University of Applied Sciences
(Высшая школа Потсдама, Германия)
Предлагает программы высшего и дополнительного образования в областях социальных наук, таких, как социальная работа, управление культурой и искусством, промышленный дизайн, архивное и библиотечное дело, документоведение.

Немецкая модель курса ERM включает два периода обучения по 2–3 дня каждый, с перерывом для ознакомительного чтения и выполнения домашних заданий. Читаемый курс рассчитан на участников из различных регионов. Программа носит базовый характер и не предполагает наличия у участников специальных знаний в области архивного дела. Тем не менее, освещаются характерные для Германии традиции и особенности архивного производства. Основными характеристиками курса являются: начальный уровень, большое количество «типичных» германских материалов, использование средств дистанционного обучения, ориентация на освоение понятий (в отличие от решения практических задач-кейсов).

School of Library, Archive and Information Studies, University College London (Великобритания)
Институт расположен в центре Лондона, вблизи главных библиотек, что позволяет совмещать традиционные исследования в области библиотечного и архивного дела с последними достижениями в области интернет-технологий и электронных коммуникаций.
Предлагается программа высшего образования в области управления архивами, в области электронных коммуникаций, в области информационных наук. В исследованиях института одним из приоритетов является управление электронными архивами.

Английская модель краткосрочного обучения управлению электронными архивами предлагает два-три дня очного обучения и дополнительное образование по заочной или дистанционной формам. Основное внимание уделяется возможностям в рамках курса собрать специалистов различных сфер деятельности и взглянуть на проблемы электронных архивов на глобальном уровне с разных точек зрения. Также рассматривается ряд моментов, не входящих явно в стандартный курс e-TERM: например, использование средств пакета Microsoft Office и специальных архивных технологий. Курс предполагает разнообразные формы обучения: классические лекции, семинары, лабораторный практикум, совместное решение задач и т.д.

School of Information Studies, University of Northumbria at Newcastle (Великобритания)
Предоставляет консультационные услуги и обучение в области информационных и компьютерных технологий для специалистов публичных библиотек Великобритании, в области управления архивами, а также в области информационного менеджмента для специалистов по управлению здравоохранением и культурой. Разработан набор курсов по управлению архивами в организациях, возможно, с учетом специфики конкретных организаций: управление архивами государственных структур, аудит архивов, управление электронными архивами. Предлагается набор дистанционных курсов, в частности, высшее образование по специальностям «Управление архивами», «Управление информацией» и др.

В группе e-TERM два последних университета из Великобритании работают вместе и проводят схожие курсы.

Кроме упомянутых четырех участников, e-TERM включает еще три учебных и исследовательских центра, которые активно участвовали в разработке программ и предлагают обучение по данному курсу с учетом существующих национальных особенностей архивного дела.

Direzione Generale per gli Archivi
(Генеральная дирекция архивов Италии, Центральный государственный архив)
Одна из основных государственных организаций в области архивного дела в Италии. С 1997 года поддерживает специализированный сайт, посвященный итальянским архивам. Сайт организован как портал, предоставляющий доступ к сайтам архивов, действующих на итальянской территории, а также к различным интернет-библиотекам.

Faculdade de Letras, University of Oporto
(Факультет письменности, Португалия)
Предлагает высшее и профессиональное образование в области лингвистики, иностранных языков, архивного дела.

Department of Information Studies, University of Tampere (Финляндия)
Предоставляет услуги по обучению профессионалов во всех областях информационного менеджмента, включая библиотечное дело и управление архивами. Лидирующий университет Финляндии в области информатики.

Обучение ERM в России

Обучение этой сфере деятельности в России несколько отстает от европейских аналогов. Отдельные курсы встречаются в программах российских вузов, готовящих профессиональных архивистов (например, РГГУ). Предметом курса являются электронные архивы и документы в различных отраслях экономики, науки и техники, культуры и образования на всех стадиях их создания, организации хранения и использования. Курс знакомит с основными видами и разновидностями электронных архивов, их функциями, историей возникновения машиночитаемых документов, составом системы научно-справочного аппарата электронных архивных фондов, технологией их отбора на постоянное хранение и т.д. Изучаются современные средства и методы документирования информации, содержащейся в машиночитаемых документах, понятийный аппарат, нормативно-методическое обеспечение функционирования архивов машиночитаемых документов, поисковые системы различных стран мира для машиночитаемых поисковых данных, опыт работы электронных архивов зарубежных стран, методика работы электронных архивов с письменными и изобразительными источниками информации.

Тем не менее, в большинстве учебных заведений при обучении по компьютерным наукам предусмотрено изучение программных продуктов российских и зарубежных компаний, в той или иной мере реализующих системы электронного архива. Очевидно, небольшая доработка данных курсов позволит включать их также в учебные планы специальностей, для которых информационные технологии не являются профилирующей сферой деятельности.

Краткосрочные программы переподготовки в области ERM как отдельного направления в России практически отсутствуют. Однако имеется большое количество курсов (в основном, в Москве), предлагаемых коммерческими компаниями по использованию разрабатываемых ими систем электронного документооборота или электронного архива. Данные курсы являются достаточно популярными, многие из них позволяют пройти сертификацию по конкретному программному продукту. Что касается европейского опыта, то, поскольку изначально в группу e-TERM не входили исследователи из Восточной Европы, результаты и рекомендации группы оставались фактически невостребованными в России. Правда, с недавнего времени создан и функционирует Департамент информационных технологий, разработок и стандартизации в области электронных архивов, хранилищ данных и документов (Electronic Records Management (ERM) Department) кафедры-сети ЮНЕСКО/МЦОС (UNESCO/ICES) «Техническое и профессиональное образование и подготовка кадров» (Technical and Vocational Education and Training, TVET). Именно ему предоставлены права на исследования в области ERM группой e-TERM. Таким образом, существующая и развивающаяся в Европе система обучения ERM доступна теперь и в России.

Геннадий Лаптев, специально для CNews.ru