Автоматизация деятельности топ-менеджмента: новый подход

Топ-менеджмент - наиболее критичное звено в современной системе управления. Понятие это достаточно широкое. В топ-менеджмент входят не только руководители коммерческих организаций, но и работники, возглавляющие государственные и муниципальные структуры управления. Их деятельность отличается тем, что она индивидуализирована, слабо формализуема, а в то же время цена ошибки - велика.

Так сложилось, что, несмотря на наличие и доступность различных программных средств, специальные средства для автоматизации деятельности менеджера верхнего уровня управления представлены на рынке недостаточно.

Проблема конструирования и оценки деятельности топ-менеджера, ее понимания руководством усугубляется с ростом компании, усложнением решаемых задач. Коммуникации, возможности взаимодействия топ-менеджеров между собой и с первым лицом в этом случае все более затрудняются.

Руководитель в условиях роста и, тем более, наличии территориальной распределенности компании рискует скатиться в одну из крайностей: все "зарегулировать" и ограничить инициативу подчиненных или окончательно утратить управляемость компанией.

Постановка задачи

Деятельность руководителя многообразна. Автоматизация каких специфических видов его деятельности является наиболее актуальной? Один из основных элементов работы менеджера – целеполагание. Он должен решить что, когда, в какой последовательности и почему он должен сделать для решения своей задачи.

В одной и той же ситуации разные топ-менеджеры могут выбрать различные линии поведения, причем результат деятельности часто не вполне очевиден ни для самого менеджера, ни для его коллег. К одному результату с разной степенью успешности можно прийти различными путями.

Поэтому топ-менеджеру в возможной степени необходимо учитывать указания руководства, опыт предшественников и коллег, особенности существующей нормативной базы. Однако очень часто новый руководитель начинает свою деятельность "с чистого листа", вырабатывает заново "стереотипы" и возможные варианты деятельности.

Кроме того, для достижения общих целей необходима постоянная кооперация руководителей компании, понимание мотивации и содержания деятельности друг друга. Это подразумевает согласованное представление планов и целей, обмен опытом и представление результатов деятельности в понятном коллегам виде и с необходимой степенью детализации.

Проблема понимания топ-менеджерами деятельности друг друга усугубляется с ростом компании, поскольку результат деятельности, проблемы часто становятся очевидны тогда, когда уже "все пропало".

Традиционные средства автоматизации топ-менеджмента

В автоматизации любой современной организации используется ряд сложившихся типов программных продуктов, каждый из которых в той или иной степени может применяться для предоставления информации топ-менеджменту. Рассмотрим коротко наиболее характерные примеры.

В последнее время приобретают значительную популярность системы использующие идеологию BPMS (Business Process Management System). Эти системы ориентированы на организацию гибкого взаимодействия, как между людьми, так и между автоматизированными системами для реализации бизнес-процессов, которые выполняются в соответствии с повторяющимся алгоритмом.

В рамках концепции BPMS происходит переоценка ценностей в использовании ИТ, имеется тенденция переориентации ИТ-служб с оборудования и программ на поддержку бизнес-процессов. Однако этот тип программного обеспечения, несмотря на очевидную полезность для менеджера, в первую очередь ориентирован на взаимодействие между людьми и не вполне удобен для формирования и отражения реализации собственной, не поддающейся корректной алгоритмизации деятельности менеджера.

Системы управления взаимодействием с клиентами – CRM (Customer Relationship Management System) обеспечивают ведение информации о клиентах, контактах, реализацию появляющихся на рынке возможностей продаж. Они представляют значительную ценность для организаций как единый центр хранения базовой информации о клиентах.

Существует программное обеспечение для автоматизации взаимодействия, учета и планирования деятельности членов группы. Это различные системы контроля исполнения поручений, позволяющие распределить работу между исполнителями и проконтролировать ее выполнение. Кроме того, во многих случаях топ-менеджеру доступны "витрины данных", отражающие специфику деятельности компании – например встроенные в ERP-системы.

Однако перечисленные средства автоматизации ориентированы на отражение сведений об устоявшихся, регламентированных бизнес-процессах и больше отвечают потребностям менеджмента среднего и нижнего звена. Топ-менеджеры используют эти системы для поиска закономерностей в ситуации на рынке, выявления проблем и направлений развития.

Традиционные органайзеры позволяют планировать и регистрировать события, в том числе координировать время с коллегами. Однако они не содержат развитых средств обобщения опыта работы, возможностей выработки типовых решений для различных элементов деятельности. Отсутствуют средства стимулирования стандартизованного описания деятельности топ-менеджмента.

То есть, сейчас менеджер использует в своей работе ряд программных продуктов. Однако они не позволяют решать его специфические проблемы. Средства организации, осуществления регистрации и анализа собственной деятельности зачастую ограничиваются текстовым редактором и электронными таблицами.

Можно сказать, что существующее специализированное программное обеспечение автоматизирует информационную среду вокруг менеджера, но не специфическое содержание его работы.

Отсутствуют удобные средства отображения представлений менеджера верхнего уровня, деятельность которого малорегламентирована и слабоформализуема.

Как могла бы выглядеть автоматизация топ-менеджера?

Попытаемся представить, как могло бы выглядеть перспективное средство автоматизации работы топ-менеджера. Такой инструментарий ни в коей мере не заменяет имеющиеся средства автоматизации, в частности перечисленные выше.

Он их функционально дополняет. Новая технология, назовем ее "технология автоматизации деятельности менеджера" (ТАДМ) и программное обеспечение, которая ее реализует должно помогать топ-менеджеру, его коллегам и первому лицу компании отвечать на следующие основные вопросы:

• Что и как делает топ-менеджер в настоящий момент?
• Что и как топ-менеджер собирается делать в будущем?
• Что уже сделано, каковы результаты и как сам менеджер их оценивает?

Кроме того, необходимы средства для создания, накопления и стимулирования использования топ-менеджерами лучших практик в деятельности. У менеджера должна быть возможность накапливать и обобщать опыт самостоятельно или воспользоваться опытом, полученным от других.

Технология должна отражать и позволять анализировать историю работы топ-менеджеров – что делали топ-менеджеры, каких достигли результатов. Даже в том случае если они уже не работают в компании, опыт должен быть доступен их преемникам.

Следует отметить, что проблема формализации и автоматизации деятельности стоит не только у коммерческих организаций, а и у руководства структур государственного и муниципального уровня управления. Может быть, для них проблема даже более актуальна, чем для менеджеров-коммерсантов, в связи с еще меньшей формализуемостью деятельности, меньшей регламентированностью, отсутствием простых критериев оценки.

Кроме того, в топ-менеджеры муниципальных и государственных предприятий часто приходят (например, в результате выборов) "случайные" люди, без специального опыта в соответствующей деятельности. Для них полезно использование опыта и позитивных традиций организации, некоторых неочевидных для нового человека норм и способов поведения.

Результативность управленцев не нормируется и часто не соответствует требованиям, которые, к тому же еще и не имеют четкого выражения, поэтому особенно актуальны средства, позволяющие сделать их деятельность более наглядной и обозримой.

Что сделано для решения проблемы?

ТАДМ возникла как средство решения конкретных проблем в российской ИТ-компании. В связи с ее ростом и усложнением деятельности, в системе управления в той или иной степени проявилось большинство перечисленных выше в статье проблем. Стало очевидно, что нужны средства автоматизации, дополняющиеся имеющиеся и позволяющие менеджерам компании эффективно решать поставленные перед ними задачи.

Как решение проблемы была разработана и в настоящее время используется в управлении компанией автоматизированная система, которая позволяет эффективно реализовать описанные выше требования к технологии. Область применения этой системы не ограничивается рамками и тематикой работы компании.

Она может использоваться и в других организациях с различным содержанием деятельности топ-менеджмента. Применены средства разработки и ведения базы данных поставляемые компанией Oracle.

Они подходят для использования как в крупных коммерческих и государственных организациях, так и в небольших компаниях в разных технических конфигурациях – вплоть до использования бесплатных версий базового программного обеспечения Oracle.

Функциональность предложенной нами программной реализации ТАДМ, позволяет визуализировать деятельность различных типов менеджеров компании и сделать информацию о них удобной для рассмотрения и анализа руководству и коллегам.

Работа топ-менеджера в ИТ-сфере, как и во многих других областях человеческой деятельности, носит творческий характер, отличающийся от так называемого регулярного менеджмента, который обычно автоматизируется. Менеджер формирует собственную целостную деятельность из "конкретных деятельностей" (КД). КД – это самостоятельные, по возможности малосвязанные с другими элементы целостной деятельности сотрудника.

Каждая КД направлена на достижение некоторой цели, которая в ней должна быть обозначена. Набор актуальных деятельностей характеризует структуру и содержание активности менеджера. КД могут протекать параллельно и состоят из иерархически организованных действий. Действия в рамках КД выполняются, как правило, последовательно. Сложное действие может быть детализировано несколькими вложенными, количество уровней вложенности не ограничено.

Каждое действие формируется пользователем или заново, на основе собственного опыта, или используются заготовки (шаблоны), полученные от коллег, заимствованные из литературы и введенные в систему. Действия имеют свою типологию, которая задается в процессе настройки системы и имеет собственное содержание для каждого типа пользователей системы.

Новые направления и способы деятельности часто создаются менеджером заново, недостаточно формализованы и отличаются у каждого из менеджеров по структуре и содержанию. Однако система позволяет зафиксировать информацию о том, чем менеджер уже занимается или собирается заниматься так, как он это видит.

Кроме отражения содержания КД, отслеживается работа по их выполнению, информация в необходимой степени доводится до сведения коллег по работе и первого руководителя. Для обобщения информации о деятельности используются отчеты. Общезначимые отчеты имеют фиксированную структуру, для сопоставления однотипных деятельностей и их фрагментов используется генератор отчетов.

В системе хранятся ссылки на другие автоматизированные системы, необходимые информационные элементы в Интернете, файлы. Реализован однократный ввод пароля для входа в систему. Соответственно возможен переход в любую другую автоматизированную систему в прозрачном режиме, без повторного ввода паролей.

Это позволяет хранить информацию и обращаться к ней в привязке к деятельности. То есть система интегрирует все информационные входы менеджера, каждое действие дополняется всеми необходимыми информационными источниками.

Предложенная реализация технологии позволяет наглядно представлять и легко модифицировать не формализуемые традиционными средствами аспекты деятельности топ-менеджера, в удобной форме представить их руководству и коллегам, а также является удобным средством включения сотрудника во все другие средства автоматизации, применяемые в компании.

Потенциальными пользователями предлагаемой технологии и реализующего ее программного обеспечения являются в первую очередь первый руководитель, его заместители, коммерческие представители и руководители различных функциональных подразделений организации.

Заключение

Предложенная технология позволяет первому лицу компании естественным образом направлять работу топ-менеджеров компании в требуемом направлении Она позволяет через посредство шаблонов задавать стереотипы деятельности с различной, необходимой в каждом конкретном случае, степенью жесткости.

В процессе внедрения необходимо учитывать наличие "человеческого фактора", поскольку существенно меняются способы взаимодействия между топ-менеджерами компании.

Новые коммерческие и управленческие возможности требуют развития менталитета управленцев, стимулирования использования системы и, соответственно, с получением в результате более прозрачного представления их деятельности.

Следует отметить, что ТАДМ является некоторой альтернативой к сложившейся практике управления топ-менеджментом, позволяющей более эффективно консолидировать информационные ресурсы компании и получить на этой основе дополнительный эффект.

Леонид Рейнгольд / R&D.CNews