С сервисом «1С-ЭДО» НПК «Канцлеръ» экономит 4 млн рублей в год на электронном документообороте с контрагентами

«1С:Первый Бит» внедрил систему юридически значимого электронного документооборота (ЮЗДО) в НПК «Канцлеръ». С помощью сервиса «1С-ЭДО», подключенного к ??1С:Бухгалтерия КОРП», организован оперативный обмен электронными документами с 300 территориально-удаленными магазинами компании и ее внешними партнерами. Ежемесячно через сервис отправляются 20 тыс. комплектов документов (счета-фактуры, УПД, акты, сверки, договоры и т.д.). Обработка одного комплекта занимает на 40% меньше времени. При этом расходы на электронный документооборот сократились на 60% — годовая экономия составила около 4 млн руб. Об этом CNews сообщили представители «1С».

В структуре НПК «Канцлеръ» — собственный завод в Воронеже и франчайзинговая сеть торговых точек в 26 регионах страны. У компании более 300 фирменных магазинов и их количество растет с каждым годом. Ежемесячный объем документооборота составляет около 20 тыс. исходящих комплектов документов (счета-фактуры, акты сверки, договоры, счета на оплату и т.д.) — это более 240 тыс. комплектов в год.

Для регламентированного учета в компании используется «1С:Бухгалтерия КОРП», для оперативного управления — «1С:Комплексная автоматизация». При этом обмен электронными документами с контрагентами долго время был организован с помощью двух внешних, изолированных от «1С», программах. Данные приходилось дублировать, нередкими были ошибки, передача документов контрагентам затягивалась. Возникали сложности и при обмене данными с государственной информационной системой «Честный знак»: интеграция требовала существенных затрат и множества доработок. Компании требовалась новая информационная система, которая позволила бы организовать юридически значимый электронный документооборот с контрагентами и организовать оперативный обмен данными с ГИС.

Для решения поставленных задач был выбран сервис «1С-ЭДО». Партнером по проекту стала компания «1С:Первый Бит» (офис Воронеж).

В ходе проекта специалисты «1С:Первого Бита» подключили «1С-ЭДО» к системе «1С:Бухгалтерия». Для всех 32 юридических лиц компании были настроены учетные записи в сервисе. Чтобы упростить старт обмена электронными документами — отправили 2500 контрагентам приглашения к обмену документами по ЭДО и оповещения о переходе компании на «1С-ЭДО». Чтобы обеспечить быстрое решение возможных инцидентов — запустили первую линию техподдержки для сотрудников компании. Переход на новую систему ЮЗДО занял менее одного месяца, включая обучение пользователей.

Ключевые итоги проекта

Сотрудники компании избавились от необходимости создавать и обрабатывать документы в трех разных программах. Специалисты работают в интерфейсе своей привычной «1С:Бухгалтерии». Формирование, подписание и отправка документов в системе выполняются в один клик. Обработка одного комплекта документов ускорилась более чем на 40%.

Электронные документы связаны с документами в базе, поэтому бухгалтерам не надо тратить время на сопоставление информации и контроль состояния документооборота. При получении документа от контрагента — учетные документы создаются автоматически, данные о контрагентах и товарах сопоставляются так же в автоматическом режиме.

Сервис уже интегрирован с государственной системой «Честный знак», что обеспечивает сквозной учет маркировки и прослеживаемости товаров — данные передаются в ГИС без каких-либо дополнительных усилий.

Переход на «1С-ЭДО» позволил компании сэкономить около 60% расходов на электронный документооборот — годовая экономия составила около 4 млн руб.

Михаил Владимирович Циблиев, руководитель отдела программно-технического обеспечения НПК «Канцлеръ»: «Решение заменить две сторонних программы обмена электронными документами на сервис «1С-ЭДО», оказалось правильным. Нам больше не нужно тратить время и деньги на сложные интеграции — мы просто подключили сервис, который уже встроен в «1С:Бухгалтерию». На отправку пакета документов контрагенту уходят считанные секунды. Работа с документами упростилась, документооборот ускорился, а ежегодная экономия от использования сервиса составила миллионы рублей».