Специалисты «1С-КПД» автоматизировали работу с экспертной документацией в ГБУ «Аналитический центр» города Москвы. С помощью «1С:Документооборот КОРП» создан электронный архив и упорядочено управление жизненным циклом экспертной документации, включая ее обработку, передачу в архив и повторное использование. На 60% сократилось время подготовки, согласования и подтверждения корректности комплектов документов для передачи в архив. На 80% ускорился поиск и предоставление документов. Вдвое ускорилась подготовка управленческой и регламентированной отчетности. Об этом CNews сообщили представители «1С-КПД».
«Аналитический центр» — фабрика мысли правительства Москвы. Эксперты центра анализируют и прогнозируют состояние экономики в столичном регионе, проводят отраслевые исследования, готовят предложения по совместным программам развития (в т.ч. международным), разрабатывают меры по поддержке предпринимательства, проверяют достоверность цен госзакупок.
Ежегодно в «Аналитическом центре» Москвы формируется порядка пяти тыс. дел с экспертной документацией, каждое из которых содержит 1,5?2 тыс. страниц различного формата.
Ранее все эти документы хранились в неструктурированном виде на бумажных носителях, операции по передаче дела в бумажный архив (проверка полноты комплекта, печать, визирование, передача между согласующими) приходилось повторять по мере движения документов несколько раз. Это отнимало много времени у сотрудников и ресурсов у организации, но не избавляло от ошибок в статусах и сроках этапов.
Также учреждение было вынуждено содержать под архив специально оборудованное помещение, нести расходы на бумагу и печать. У экспертов уходило много времени на поиск нужной документации. Кроме того, при выдаче документов по внешним запросам (в т.ч. со стороны следственных органов и судов) возникали дополнительные логистические затраты.
Учитывая важность аналитических продуктов центра, его руководство и ИТ-службы ведут системную работу по цифровизации и повышению эффективности процессов. Например, по заказам центра разрабатываются и внедряются программные решения с применением искусственного интеллекта, повышающие эффективность рабочих процессов.
Одним из важных этапов цифровой трансформации стало создание электронного архива. Чтобы повысить эффективность работы с экспертной документацией, руководство Аналитического центра приняло решение создать архив на базе системы «1С:Документооборот». Партнером по внедрению стала компания «1С-КПД».
В ходе проекта было автоматизировано 200 рабочих мест. Архитектура решения — централизованная: сервер располагается в головном офисе, а территориально удалённые сотрудники работают через VPN. Выполнена интеграция со смежными решениями: Bitrix24, а также цифровыми платформами для хранения документов, файлов и кадровой структуры «Аналитического центра».
Ключевые результаты проекта
Организация перешла от бумажного к электронному формату работы с экспертной документацией, включая ее архивное хранение. Создано единое цифровое пространство для работы экспертов. Интеграция со смежными системами обеспечила сквозную обработку документации в течение всего жизненного цикла в реальном времени. Формируется цифровой след каждого документа и экспертного дела. Исключен риск потери документов.
В системе реализована удобная логика комплектования архива. Консолидированные файлы автоматически классифицируются по номенклатуре, генерируется файл описи, пакеты передаются на проверку сотрудникам архива. При необходимости пакеты возвращаются на доработку с указанием замечаний и контрольных сроков. После утверждения пакет блокируется и исключается из дальнейших правок. Оптимизация процесса позволила значительно сократить объем рутинных действий сотрудников.
В результате: время подготовки, согласования и подтверждения корректности комплекта документов сократилось на 60%; поиск и предоставление архивных дел ускорились на 80%; скорость получения управленческой и регламентированной отчётности выросла на 100%; исполнение регламентных сроков сдачи дел в архив повысилось на 70%; объем материальных запасов (бумага, картриджи и т. д.) снизился на 98%; операционные и административные расходы сократились на 80%. Полностью исключены расходы на доставку документов.
Гиниятуллин Айрат, заместитель генерального директора: «Создание электронного архива — важный этап цифровой трансформации нашей организации. Теперь весь жизненный цикл экспертных дел — от подготовки до архивного хранения — полностью прозрачен и управляем. Система "1С:Документооборот“ ускоряет согласование комплектов документов и проверку их полноты, позволяет контролировать статусы и сроки, оперативно формировать отчеты, быстро находить документы в архиве и передавать заказчикам. Автоматизированный архив избавил сотрудников от рутинных непроизводительных действий и освободил дополнительные ресурсы, которые теперь направляются на аналитическую и экспертную работу».
Поделиться