ООО «МедГуру» внедрило систему электронного документооборота «Этлас»

ООО «МедГуру», занимающееся разработкой решений в области медицинского программного обеспечения, завершило внедрение системы электронного документооборота (СЭД) «Этлас» версии 7.0. Проект реализован специалистами компании ??Этлас-Софт» удаленно, включая обследование, настройку, адаптацию и внедрение бизнес-процессов. Об этом CNews сообщили представители «Этлас-Софт».

Цели и задачи проекта

Для оптимизации документооборота и повышения эффективности внутренних процессов «МедГуру» искало решение, которое соответствовало бы ряду требований: автоматизация документооборота; гибкая настройка маршрутов согласования документов; удобное управление правами доступа; интеграция с существующими процессами компании; высокая степень конфиденциальности и защиты данных.

СЭД «Этлас» была выбрана как решение, полностью отвечающее всем требованиям.

Основные этапы проекта

На этапе обследования специалисты «Этлас-Софт» провели согласование настроек и получили от заказчика все необходимые данные, включая описания бизнес-процессов, перечни типов документов, справочники, а также список пользователей и групп.

На этапе настройки системы были выполнены следующие задачи: заведены пользователи системы и сформированы группы; разработана структура хранения документов в электронном архиве; настроены права доступа для пользователей и групп; созданы справочники системы; настроены карточки для трёх типов документов с атрибутами; реализованы три отчёта для анализа данных.

Для автоматизации ключевых операций компании были разработаны и внедрены три бизнес-процесса.

Согласование договоров на основе коммерческих предложений. Процесс включает согласование рисков бухгалтерией и юридическим отделом, создание договора по шаблону, полный цикл согласования и подписание генеральным директором.

Согласование договоров поставки и новых спецификаций. Упрощает работу с изменениями в уже согласованных договорах.

Согласование омниканальных проектов. Поддерживает гибкость в управлении специфическими проектами.

Также настроена автоматическая нумерация, именование и размещение различных видов документов, что упростило рутинные операции регистрации документов.

Результаты внедрения

Внедрение СЭД «Этлас» версии 7.0 позволило ООО «МедГуру»: автоматизировать документооборот, снизив затраты времени на обработку документов; оптимизировать процессы согласования, повысив прозрачность операций; обеспечить безопасность хранения данных и разграничение доступа; адаптировать систему под уникальные потребности компании.

Дополнительный модуль «Редактор маршрутов» предоставил возможность гибкой настройки бизнес-процессов, что особенно важно для динамично развивающейся компании.

Компания «Этлас-Софт» не только предоставила программное обеспечение, но и оказала полное сопровождение на всех этапах внедрения. Удаленный формат взаимодействия позволил сократить расходы и сроки реализации проекта, обеспечив при этом высокое качество и точное соответствие запросам заказчика.