Как сеть мультибрендовых магазинов Amazing Red автоматизировала систему внутреннего контроля с помощью электронных чек-листов

Крупная сеть мультибрендовых магазинов Amazing Red выстроила систему внутреннего контроля с помощью сервиса электронных чек-листов. Автоматизация повысила эффективность и упростила контроль работы сети. Теперь данные о проверках хранятся в одном месте, поэтому сотрудники могут быстро выявлять нарушения и отслеживать изменения. Об этом CNews сообщили представители CheckOffice.

Amazing Red — сеть мультибрендовых магазинов одежды, обуви и аксессуаров от популярных спортивных брендов. Сейчас в сети около 100 магазинов по всей России.

В компании регулярно контролируют работу магазинов, процесс адаптации и обучения сотрудников. Раньше такие проверки проводили с помощью чек-листов в Excel. Магазины их распечатывали, заполняли и оцифровали в виде сканов. Это было малоэффективно: результаты хранились в разных местах, отсутствовала единая структура. Некоторые чек-листы заполнялись только для внутренних нужд и не передавались в центральный офис. С таким подходом было сложно отслеживать проблемы и быстро реагировать на них, поэтому в Amazing Red решили перейти к автоматизированному решению — сервису электронных чек-листов CheckOffice.

Сейчас чек-листы в Amazing Red разделены на две категории. Периодические чек-листы включают в себя регулярные проверки, например, полугодовую инвентаризацию или ежедневный контроль магазина. В рамках последнего проверяют порядок в магазине, правильность развески товара, чистоту в зале, корректность освещения и работу сигнализации при входе. Вторая категория — чек-листы под события. Например, чек-листы подготовки к промоакциям. С их помощью заранее проверяют все детали, необходимые для проведения мероприятий.

«Заполнение чек-листов — это не только контроль, но и помощь сотрудникам розничных магазинов: как новичкам, так и опытным», — сказала Валерия Петина, старший операционный менеджер розничной сети.

Электронные чек-листы используют около 140 работников сети. Среди них сотрудники магазинов — продавцы, администраторы, директора, сотрудники на аутсорсе — охрана труда и пожарная безопасность, предотвращение потерь, а также сотрудники центрального офиса — операционный отдел, отдел розничного маркетинга и визуального мерчендайзинга, отдел обучения и развития, ИT и отдел по работе с персоналом.

Также автоматизировали работу отдела обучения и развития. Сотрудники используют три типа чек-листов: чек-листы адаптации, которые нужны для обучения новичков, чек-листы визита, с помощью которых оценивают процессы обучения и развития, чек-листы SVR, которые дают возможность посмотреть, как выстроены все процессы в магазине.

«Заполненные чек-листы SVR помогают отслеживать, насколько качественно выполняются стандарты сервиса, какой уровень знаний у сотрудников, есть ли ошибки, которые носят системный характер и что важно поправить в первую очередь», — сказала Мария Будкина, специалист по обучению и развитию персонала.

Автоматизация повысила эффективность проверок и упростила контроль работы сети. Теперь данные о проверках хранятся в одном месте, поэтому сотрудники могут оперативно выявлять нарушения и отслеживать изменения.

«Электронные чек-листы — это полезный инструмент как для нас, так и для сотрудников офиса. Он позволяет определить зоны роста, скорректировать направления работы и избежать ошибок», — сказал Артем Витковский, администратор магазина.