В платформе HRlink реализованы новые цифровые инструменты для ведения кадрового электронного документооборота

Партнер «БФТ-Холдинга» HRlink расширил функциональность платформы кадрового электронного документооборота. Теперь система позволяет работать с машиночитаемыми доверенностями. Также в тестовом режиме запущен AI-помощник и реализованы новые модули быстрой обработки заявлений на отпуск, рассылки и подписания локальных нормативных актов.

В портфеле партнерских решений «БФТ-Холдинга» представлена система кадрового электронного документооборота (КЭДО) HRlink. Среди её последних обновлений – модернизация модуля заявлений, в частности, заявлений на отпуск. Модуль позволяет минимизировать нагрузку на специалистов кадровых служб в отпускной сезон. Например, настроить подачу заявлений на отпуск строго за определенное количество дней, чтобы исключить несвоевременную подачу документов. Кроме того, сотрудники компании теперь могут самостоятельно отслеживать в HRlink количество оставшихся дней отпуска. Это позволит повысить оперативность получения нужной информации и избавит кадровую службу от необходимости тратить время на обработку типовых запросов.

В обновленную версию платформы также внедрена возможность работы с машиночитаемой доверенностью (МЧД). МЧД – это электронный вариант бумажной доверенности, оформленный в виде документа с расширением XML, где описаны полномочия сотрудника организации. Начиная с 1 сентября 2023 г. применение МЧД при подписании электронных документов стало обязательным для всех организаций.

Помимо этого, в систему КЭДО вошёл модуль, связанный с процессом рассылки и подписания локальных нормативных актов (ЛНА). Это особая категория кадровой документации, которая определяет внутренние положения работы у конкретного работодателя. Теперь отправку ЛНА по различным выборкам работников, процедуру ознакомления сотрудников с такими документами и их подписание можно организовать в HRlink.

Наконец, в сервис внедрён интеллектуальный электронный помощник. Его основная функция – напоминать сотрудникам, что у них есть неподписанный документ в системе. При этом помощник выбирает оптимальное для «должника» время и канал связи для отправки напоминания, чтобы добиться подписания. Согласно внутреннему исследованию HRlink, применение AI-помощника на 33% сокращает количество «забытых» документов.

«БФТ-Холдинг уже не один год сотрудничает с HRlink и предлагает платформу КЭДО своим заказчикам. Кроме того, БФТ-Холдинг сам является пользователем платформы HRlink, поэтому может оценить ее преимущества. Только за девять месяцев 2023 года в нашей компании через КЭДО было проведено около 22 000 документов, а время оформления документов сократилось на 50%. Важно, что система постоянно развивается и дополняется возможностями, востребованными у крупных российских компаний», – комментирует Юлия Захаренко, директор дирекции маркетинга и партнерских отношений «БФТ-Холдинга».