«1С?Рарус» провел цифровую трансформацию управления документами в группе компаний «Виатек», специализирующейся на мультимедиа?проектах. В результате внедрения «1С:Документооборот 8 Корп» упорядочены бизнес?процессы обработки документов. На 30% сокращены сроки согласования бюджета проекта и договорной документации. Об этом CNews сообщили представители «1С?Рарус».
Группа компаний «Виатек» (ООО «Реконструкция. телекоммуникации. автоматика.») специализируется на аудиовизуальных технологиях. Направления деятельности группы компаний: дистрибуция мультимедийного оборудования, системная интеграция, сервис и техническая поддержка.
Технически сложные проекты требуют тщательной проработки и согласования подготовительной документации. Так, к созданию и согласованию бюджета проекта подключается более 10 сотрудников «Виатек», далее запускаются процессы корректировки, подписания и ознакомления.
До старта проекта в компании не были унифицированы процессы обработки документов. «Бумажно?ручной» процесс согласования занимал много времени, не всегда оставались версии того или иного документа. Был затруднен контроль за состоянием задач: непонятно было, где находится документ, в каком статусе, подписан ли, и кто конкретно отвечает за согласование.
Целью внедрения «1С:Документооборот 8 корп» стало создание единой системы управления документами. В роли методологов?экспертов проекта выступила команда компании «1С?Рарус», входящей в тройку лидеров рейтинга фирмы «1С» по внедрению СЭД?систем. В проектной документации проанализированы требования к новой системе и описана их реализация. Созданы пользовательские инструкции, персонал ГК «Виатек» прошел ознакомительное обучение по работе с новым функционалом.
Ключевые итоги проекта внедрения «1С:Документооборот» - в единой системе настроены хранение и учет документации; ввтоматизировано 57 рабочих мест, в едином информационном контуре взаимодействуют сотрудники проектных и сервисных отделов, финансового отдела и бухгалтерии, отдела закупок, склада и административно?управленческий персонал; реализованы механизмы связи между документами в системе; бюджет проекта, договоры, входящая?исходящая документация по проекту связаны между собой, что упорядочивает процессы согласования, обработки, хранения и поиска документов; наличие связи помогает видеть объем договорной документации по проекту или конкретному клиенту, подрядчику или субподрядчику; легко определить статус документов, стадию согласования, уточнить стоимость проекта; регламентированы маршруты согласования; документы разделены на тематики по видам работ: проектирование, поставка, строительно?монтажные работы, комплексный проект; в зависимости от тематики настроены сроки передачи документа и ответственные за каждый этап согласования; усилен контроль за состоянием документов; повысилось качество обработки входящей и исходящей документации; созданная система позволяет отслеживать исполнительскую дисциплину, следить за скоростью согласования и обработки документов; минимизированы потери документов.
В ближайших планах — настройка ведения календарей, проработка делегирования прав замещающим сотрудникам. «Виатек» будет расширять используемый функционал «1С:Документооборот 8 корп» и развивать систему документооборота.
***
"1С-Рарус" - совместное предприятие
фирм "1С" и "Рарус", создано в 1994 г., филиалы которого работают в
18 городах России и за ее пределами. За 29 лет работы на рынке клиентами
"1С-Рарус" стали более 150 тыс. предприятий России и стран СНГ, а также
подразделения крупнейших мировых компаний. Специалисты "1С-Рарус"
разработали свыше 90 типовых решений для 17 отраслей бизнеса. В группе компаний
"1С-Рарус" работает более 3 тыс. сотрудников, большинство из них сертифицированы
фирмой "1С". Система менеджмента "1С-Рарус" соответствует
международному стандарту качества ISO 9001:2015.
Поделиться