Торговая Компания «Альфа» в разы ускорила ключевые процессы 3PL-бизнеса с помощью «1С:ERP»

Специалисты «ВЦ Визард-С» автоматизировали работу «Торговой Компании «Альфа», федерального 3PL-оператора с более чем 100 тыс. кв. м складских площадей в шести федеральных округах и оборотом в 20 тыс. документов в день. «1С:ERP», интегрированная с другими системами компании, помогла унифицировать нормативно-справочную информацию, организовать оперативное управление перемещениями товаров между региональными распределительными центрами, реализовать единое окно для работы с маркетплейсами. Оформление перемещений товаров стало быстрее, а операции кросс-докинга при импортных поставках ускорились в пять раз. Время получения точной фактической себестоимости сократилось с трех дней до двух часов. Компания получила информационную систему, которая не только повысила эффективность работы подразделений, но и дала основу для дальнейшего масштабирования бизнеса. Об этом CNews сообщили представители «1С».

Ранее для оперативного и регламентированного учета в АО «ТК «Альфа» использовалась устаревшая мастер-система «1C:Управление производственным предприятием», в которой было реализовано более 250 интеграционных методов для обмена данными с системами и сервисами: «1С:Зарплата» и управление персоналом, WMS, MDM собственной разработки, BI, TMS, сервисами поклажедателей, операторами ЭДО, «Честным Знаком», маркетплейсами, порталом B2B. Разные форматы, протоколы обмена и недостаточная документированность интеграций затрудняли сопровождение и развитие системы. При работе с маркетплейсами большая часть операций выполнялась вручную, а архитектура системы затрудняла адаптацию интеграций к требованиям торговых площадок.

Управление нормативно-справочной информацией было рассредоточено в четырех программах. Не было единой методики ввода артикулов, бренда, весогабаритных характеристик, штрихкодов и логистических параметров. Это приводило к ошибкам в отгрузках клиентам, перемещениях товаров между региональными складами, импортных поставках, учете брака.

Перемещение товаров между региональными складами не было автоматизировано: отсутствовали единые логистические цепочки и регламенты возврата. Подключение новых складов занимало от двух недель до трех месяцев.

Себестоимость рассчитывалась в электронных таблицах, более 80% расходов распределялось вручную. Данные для выставления счетов формировались с использованием WMS и «1С:УПП», сводились вручную с учетом индивидуальных требований поклажедателей, а полный пакет документов отправлялся по ЭДО вручную. Подготовка итоговых данных занимала до пяти дней на одного поклажедателя.

Существенные сложности возникали и при закрытии отчетного периода: в системе в регламентированном учете проводилось порядка 3 млн документов в год или 8 тыс. в день, при этом подготовка данных и исправление ошибок занимали до 14 рабочих дней, а в бухгалтерском и налоговом учете сверка данных могла продолжаться месяцами.

Компании стала необходима новая информационная система, которая позволила бы: ускорить и повысить стабильность интеграций с другими программами и сервисами, реализовать интеграцию с внешними торговыми площадками в одном окне с возможностью гибкого управления ценообразованием; унифицировать НСИ и обеспечить единые правила использования во всех связанных системах; повысить точность расчета фактической себестоимости; централизовать биллинг 3PL-услуг; обеспечить оперативную подготовку документов на основании операционных данных; автоматизировать перемещение товаров между распределительными центрами и ускорить запуск новых логистических цепочек; сократить сроки подготовки данных и закрытие периода, разграничить бухгалтерский и налоговый учет и обеспечить единую аналитику на уровне первичных документов; кроме того, необходимо было автоматизировать кросс-докинг при импортных поставках и сквозной учет маркированной продукции — от приемки до отгрузки.

Для решения поставленных задач была выбрана система «1С:ERP». Партнером по внедрению стала компания ООО «ВЦ Визард-С», обладающая статусом «1С:Центр ERP» и подтвержденным опытом автоматизации крупных торговых и логистических предприятий.

В ходе проекта специалисты «ВЦ Визард-С» поэтапно внедрили «1С:ERP» во всех подразделениях компании, стандартизировали интеграции с другими системами, реализовали передачу и обработку более 270 интеграционных методов, разработали универсальный коннектор для BI-систем, методику интеграции с поклажедателями, в том числе личный кабинет с использованием единого формата обмена, задокументировали разработанные интеграционные контракты. Кроме того, были разработаны единые методики ведения складов с учетом площадок и направлений бизнеса, а также номенклатуры с учетом артикула, бренда, весогабаритных характеристик, штрихкода и логистических параметров. Проект выполнялся без остановки работы компании.

Ключевые результаты проекта

Стабильность интеграционных обменов повысилась, скорость обработки сообщений выросла на 12%. Снизились потери при передаче интеграционных сообщений, ускорилось подключение новых поклажедателей, появилась возможность принимать заявки через личный кабинет, а скорость разработки новых BI-отчетов увеличилась в два раза.

Унифицирована нормативно-справочная информация. Ошибки идентификации номенклатуры при закупке, продаже и 3PL-операциях исключены, результаты инвентаризации обрабатываются всего за 1 час. Обеспечена прослеживаемость номенклатуры во всех системах.

Реализовано единое окно для работы с маркетплейсами, автоматизированы операции с ценами и остатками, а также отражение первичных документов с учетом особенностей моделей FBS и FBO. При этом «1С:ERP» позволяет быстро адаптировать интеграции к изменяющимся требованиям торговых площадок, а сбои в работе исключены. Техническая скорость прохождения заказов через все системы компании выросла в 10 раз, SLA достиг 95%.

Организовано оперативное управление перемещениями товаров между региональными распределительными центрами с передачей данных в режиме реального времени. Пользователи теперь могут самостоятельно настраивать логистические цепочки через интерфейс системы. Время запуска новой логистической цепочки поставки сокращено до одной недели, перемещения ТМЦ оформляются быстрее.

В «1С:ERP» настроен автоматический расчет себестоимости, что позволило отказаться от ручного распределения расходов, доля которого ранее превышала 80%. Получить корректную фактическую себестоимость теперь можно всего за два часа, а не за три дня, как это было ранее.

Передача клиенту документов по 3PL-услугам ускорилась. Счета оформляются на основании данных WMS через интеграцию с «1С:ERP». Формализован учет услуг и их стоимости: от фиксации операций в учетных системах и WMS до автоматического формирования ежемесячных актов с учетом условий договоров. Уже через два часа после отправки заказа клиент получает полный пакет документов.

Операции кросс-докинга при импортных поставках оформляются в пять раз быстрее. Процесс автоматизирован и оптимизирован за счет сквозной интеграции «1С:ERP» с WMS, что позволило отказаться от большого количество ручной работы.

Выстроен сквозной процесс взаимодействия с системой «Честный Знак» — от приемки продукции до отгрузки. Реализованы получение и передача данных в складские системы. Риски ошибок при работе с маркированной продукцией сведены к минимуму.

Бухгалтерский и налоговый учет разграничены на уровне первичных документов с единой аналитикой. На сверку уходит на 70% меньше времени. Автоматизировано закрытие периода и подготовка необходимых данных: распределение затрат по направлениям деятельности с учетом показателей работы склада, распределение по импортным поставкам, учет затрат по ДМС. Срок закрытия отчетного периода уменьшился с 14 рабочих дней до одного дня.

Генеральный директор АО «ТК «Альфа» Роман Хабаров: «Мы хотели получить не просто новую систему, а единое информационное пространство для финансовых, складских и логистических процессов. «1С:ERP» позволила связать их между собой и сохранить взаимодействие со всеми необходимыми системами. Для нас это важный результат, поскольку теперь мы можем смело говорить о масштабировании бизнеса».