От разрозненной отчетности к единой системе аналитики — кейс крупнейшего ретейлера «Холодильник.ру»

Благодаря внедрению BI-системы (Qlik Sense) интернет-магазин «Холодильник.ру» объединил 15 разрозненных источников данных в единый аналитический контур и на 80% ускорил подготовку отчетности. Об этом CNews сообщили представители BI Consult.

Кирилл Баринов, руководитель Hldtech: «Одной из главных проблем ритейла всегда была и остается высокая скорость устаревания данных. Пока мы вручную собирали консолидированный файл из «1С» и Excel, цифры успевали потерять актуальность, и управленческое решение принималось на основе вчерашней картины, то есть фактически с опозданием. Благодаря Qlik Sense нам удалось устранить этот разрыв: теперь аналитик открывает дашборд и видит единую, актуальную, цельную картину по продажам, маркетингу и логистике в реальном времени. Это позволило нам перейти от спорных и порой субъективных интерпретаций информации к работе с актуальными фактами, на которые можно опереться здесь и сейчас».

«Холодильник.ру» — российский интернет-магазин бытовой техники и электроники, основанный в 2003 г. Магазин располагает развитой логистической инфраструктурой и ежедневно осуществляет более 3,5 тыс. доставок по всей России. В каталоге представлено свыше 70 тыс. товаров. Такой масштаб бизнеса требует исключительной точности операционного управления и скорости работы с данными.

Ситуация до внедрения

До старта проекта основой аналитики в компании служили отдельные отчеты из систем «1С:Предприятие» и множество разрозненных файлов Excel. По мере роста бизнеса этот подход начал давать сбои. Объединение информации из нескольких источников требовало ручной консолидации, которая отнимала у аналитиков часы времени. Скорость подготовки отчетов перестала отвечать темпу принятия решений, а с ростом массива данных Excel все чаще зависал, не справляясь с вычислениями. Бизнес-подразделения опирались на разрозненные цифры, что порождало споры о том, чьи показатели верны, т.е. единый источник правды отсутствовал. Одновременно росла непрофильная нагрузка на учетную систему «1С», а программисты были вынуждены отвлекаться от развития инфраструктуры на написание кастомных отчетов. Менеджменту требовалась оперативная аналитика, доступная без посредников.

Выбор решения

При выборе BI-платформы в 2020 г. команда «Холодильник.ру» определила следующие ключевые критерии. Система должна была без задержек работать с многомиллионными массивами транзакционных данных, обладать интуитивно понятным интерфейсом для бизнес-пользователей, легко интегрироваться в существующую ИТ-инфраструктуру и обладать оптимальным соотношением стоимости лицензий, внедрения и владения.

В шорт-лист вошли ведущие зарубежные платформы: Qlik Sense, MS Power BI и Tableau. Решающими факторами в пользу первой BI-системы стали ассоциативный движок, позволяющий мгновенно видеть все связи в данных, а также зрелость и доказанная примерами эффективность применения решения именно в ритейл-сегменте. Гибкость платформы для самостоятельной работы пользователей закрыла потребность в снижении зависимости от ИТ-отдела. В качестве партнера по внедрению выбрали компанию BI Consult — российского партнера Qlik.

Технологические параметры проекта

Ядром корпоративной аналитической платформы стала Qlik Sense версии 6.1. В единое хранилище данных стекаются потоки из пятнадцати разнородных источников: учетной системы «1С:Предприятие 8.3», складской системы «1С:WMS», CRM retail, систем телефонии Mighty Call, логистической платформы «Антор LogistikMaster», а также веб-аналитики из Google Analytics, «Яндекс.Метрики», «Яндекс.Вебмастер», «Яндекс.Wordstat», Similar Web, Megacount, административной панели сайта, внутренней SQL-базы и маркетинговой платформы Mindbox.

Загрузка и трансформация данных (ETL) настроены таким образом, что все три года транзакционной истории, хранящиеся в системе, оперативно обновляются без потери производительности. Общий физический объём данных в оперативной памяти и на диске превышает 400 Гб, но благодаря ассоциативной модели движка сложные аналитические разрезы рассчитываются за секунды.

Архитектура и функционал решения

Реализованное решение охватывает ключевые сферы деятельности компании: продажи, закупки, маркетинг, логистику и финансы. Аналитический контур выстроен не как набор статичных отчётов, а как живая экосистема из более чем двадцати приложений, условно разделённых на три блока.

Первый блок включает стратегические дашборды для топ-менеджмента: динамику выполнения плана, воронку продаж в различных разрезах, факторный анализ выручки, динамику проникновения в чек и ключевых показателей. Эти приложения дают «пульс бизнеса» в режиме одного экрана.

Второй блок — специализированные конструкторы отчетов, ставшие главным драйвером самостоятельности пользователей. Для отделов маркетинга, логистики и управления запасами созданы гибкие интерфейсы, где менеджер без навыков программирования может выбрать нужные показатели, срезы и периоды, мгновенно получая визуализацию. Отдельные витрины закрывают потребности в контроле остатков с детализацией по складам или без неё, а также в сравнении онлайн- и офлайн-продаж.

Третий блок — полноценный финансовый контур. В BI-систему были перенесены журнал проводок, оборотно-сальдовая ведомость, движение денежных средств, отчёт о доходах и расходах и баланс. Дополняет их финансовый конструктор, позволяющий план-фактному анализу и бюджетированию работать в единой логике с операционными данными.

Сроки и ключевые вехи

Работы стартовали в июле 2020 г. с этапа проектирования архитектуры и моделей данных. Основной пул разработки был разбит на пять последовательных фаз, в ходе которых закрывались сначала базовые блоки по продажам и закупкам, а затем — финансы и логистика. Основной проект завершился в июне 2021 г., затем последовали два этапа доработок и масштабирования, в ходе которых функционал конструкторов расширялся, а также добавлялись новые источники данных. Финальная точка второго этапа была поставлена в сентябре 2023 г. Сегодня системой продолжают пользоваться более ста аналитиков и трое разработчиков с полными правами.

Качественные результаты проекта

Система объединила 15 разнородных источников («1С», WMS, CRM, веб-аналитика, телефония) в единое информационное пространство.

Благодаря ассоциативной модели Qlik аналитики могут мгновенно выделить на дашборде любую точку данных (например, конкретную категорию товаров) и увидеть все связанные с ней показатели – от складских остатков до эффективности рекламной кампании в «Яндекс.Метрике».

Внедрены полноценные приложения для финансового блока (ОСВ, ДДС, «Баланс»), что позволило финансовому департаменту работать в единой логике с операционными службами.

Система освободила программистов от написания разовых кастомных отчетов. Высвободившийся ресурс направлен на развитие ИТ-инфраструктуры.

У персонала повысился уровень цифровой грамотности: умение самостоятельно построить дашборд стало базовым навыком аналитика.

Руководство получило возможность отслеживать выполнение планов в динамике и по различным срезам (онлайн/офлайн, категории, бренды).

Время адаптации новых сотрудников сократилось: благодаря интуитивно понятным конструкторам отчетов они начинают самостоятельно работать с аналитикой с первых дней, не дожидаясь обучения у старших коллег.

Количественные результаты

Трудозатраты на подготовку регулярной управленческой отчетности снижены на 75–80% благодаря замене ручных Excel-выгрузок на автоматизированные конструкторы зарубежной BI-системы.

Ежедневные оперативные сводки, на сбор которых раньше уходило до двух часов, теперь доступны в автоматическом режиме к началу рабочего дня.

Более 50 пользователей (аналитиков и менеджеров) получили возможность строить отчёты самостоятельно, что высвободило порядка 100 человеко-часов в месяц для ИТ-отдела.

В единое хранилище загружены транзакционные данные за три года (миллионы строк) из 15 различных источников. Общий объем данных превышает 00 Гб.

Время выполнения сложных агрегаций (например, факторный анализ продаж по матрице из 10 тыс.+ позиций) сократилось с 20–30 мин в Excel до 3–5 сек в Qlik.

Количество аналитических запросов к «1С» снижено на 90%. Учетная система разгружена в часы пиковой нагрузки.

Внедрено более 20 готовых приложений и конструкторов отчётов по продажам, закупкам, маркетингу, логистике и финансам. Ранее подобный инструментарий отсутствовал.

Аналитикой обеспечено 100% ключевых бизнес-процессов: от воронки продаж до бухгалтерского баланса.

Расхождения в ключевых метриках между отделами снижены с 15–20% до нуля. Все пользователи работают с единым пулом данных, загружаемым автоматически.

Перспективы развития

В ближайших планах команды «Холодильник.ру» — переход к прогнозным моделям: на основе накопленных данных будут внедрены модули машинного обучения для прогнозирования спроса с учётом сезонности и промоактивности, что позволит автоматизировать рекомендации по пополнению складов. Параллельно будет углубляться анализ юнит-экономики, чтобы рассчитывать чистую прибыль на каждую товарную позицию с учётом полной цепочки затрат. Для топ-менеджмента готовится функционал автоматической рассылки ключевых дашбордов по расписанию, чтобы руководители получали сжатые сводки прямо на почту без входа в систему.

Кроме того, система готова к территориальному масштабированию: при открытии региональных складов или пунктов выдачи заказов данные из новых точек будут бесшовно интегрироваться в существующее хранилище, и локальные менеджеры получат доступ к аналитике без дополнительных доработок платформы.

«Qlik Sense стал для крупнейшего ритейлера фундаментом, на котором последовательно выстраивается data-driven-культура. Когда каждый менеджер видит цифры не в почтовой рассылке, а в живом интерактивном разрезе и может тут же проверить гипотезу, качество и скорость решений растут кратно. Но это только начало: переход к предиктивной аналитике позволит оптимизировать пополнение складов и минимизировать неликвиды. Именно в этом и была цель проекта — заложить основу, которая растёт вместе с бизнесом», — сказал Юрий Ковченко, руководитель проекта со стороны BI Consult.