«АстраЗенека» и Enders оптимизировали кадровый документооборот с «Контур.КЭДО»
«АстраЗенека» и Enders оптимизировали кадровый документооборот с «Контур.КЭДО». Компании в России заинтересованы в оптимизации кадровых процессов. Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — один из вариантов цифровизации внутреннего обмена документами, технологию внедряют как небольшие, так и крупные компании. Об этом CNews сообщили представители «Контура».
У международной биофармацевтической компании «АстраЗенека» есть представительство в России, штат сотрудников насчитывает 1,8 тыс. человек, 1,3 тыс. из которых работают дистанционно. Процесс подписания кадровых документов иногда занимал месяц из-за большого числа дистанционных сотрудников. Кадровым специалистам приходилось вести реестр перемещения документов. Большая нагрузка на специалистов и задержки при обработке документов стали основными причинами внедрения КЭДО. Кроме того, процесс перехода на электронный документооборот тесно связан со стратегией устойчивого развития компании и проектом «Paper Free». Он направлен на сокращение вреда для экологии от операционной деятельности компании.
В 2023 г. компания перевела в онлайн подписание авансовых отчетов — для этого внедрили сервис «Контур.КЭДО». Уже через год, в июле 2024 г., в «АстраЗенека» запустили электронное оформление отпусков.
Юлия Степченкова, руководитель направления кадрового администрирования и систем учета персонала в компании «АстраЗенека»: «Процесс оформления всех видов отпуска в нашей компании — один из самых масштабных. В период с июля по август кадровая служба обрабатывает около 700–800 заявлений. Поэтому необходимость цифровизации этого процесса была очевидной. Только за месяц внедрения КЭДО на электронное оформление отпусков перешли 70% сотрудников».
В «АстраЗенека» планируют не останавливаться на авансовых отчетах и отпусках и перевести другие кадровые процессы в КЭДО.
Екатерина Просянова, менеджер по информационным технологиям и ИT-бизнес-партнер в компании «АстраЗенека»: «Следуя нашей стратегии устойчивого развития и программе «Paper Free», мы ставим перед собой амбициозную цель — перевести большинство бумажных кадровых документов в электронный формат. Это и графики отпусков, и согласия на обработку персональных данных, и различные дополнительные соглашения. До конца 2024 г. мы планируем перевести на КЭДО 95% штата. С помощью электронного документооборота мы сможем сэкономить на курьерских услугах и проявить заботу об окружающей среде, отказавшись от использования бумажных носителей и краски».
В компании Enders причины для внедрения КЭДО были другими. Организация занимается поставкой оборудования и расходных материалов для пищевых производств и супермаркетов. В штате организации в гибридном формате работают 37 сотрудников. Период перехода на КЭДО в Enders выпал на изоляцию во время пандемии — всем сотрудникам пришлось перейти на удаленный формат работы. И сразу начались проблемы: документы терялись, при их подписании возникали сложности.
В «Контур.КЭДО» компания перевела все кадровые процессы. Начинали переход с оформления электронных отпусков, авансовых отчетов и командировок.
Вера Раскутина, старший менеджер отдела цифровизации в Enders: «Переход на электронный документооборот позволил нам экономить на бумажном архиве. Нам удалось сохранить гибридный режим работы, увеличить количество рабочих мест, но при этом сэкономить на аренде. Теперь сотрудникам не приходится приезжать в офис для оформления кадровых документов».
Леонид Потоскуев, руководитель группы проектного внедрения «Контур.КЭДО»: «КЭДО позволяет оптимизировать рутинные задачи, связанные с кадровым делопроизводством. Специалистам становится проще оформлять, согласовывать и подписывать документы. А сотрудники могут в любой момент ознакомиться с нужным документом. В итоге у работников больше времени на выполнение своих основных задач, производительность их труда повышается, а прибыль компании — увеличивается».
Для небольших и крупных компаний причины перехода на КЭДО могут отличаться. Одним необходимо ускорить процесс получения оригиналов, у других стоит задача систематизировать документооборот гибридной команды. Причины для перехода на КЭДО разные, но значимость технологии сохраняется вне зависимости от масштаба бизнеса.