Переход с системы электронного архива на систему электронного документооборота в компании «Российский Речной Регистр»

Компания «Российский Речной Регистр» выполнила переход с системы электронного архива на систему электронного документооборота «Этлас», а также расширила количество рабочих мест. Об этом CNews сообщили представители «Этлас-Софт».

«Российский Речной Регистр» — федеральное автономное учреждение, которое занимается классификацией судов и плавучих объектов, выполняет их освидетельствование. На учете организации находится больше 23 тыс. судов и объектов. Учреждение имеет сложную организационную структуру, в состав которой входит Главное управление и 14 филиалов, которые расположены на внутренних водных бассейнах России. Ведется активное взаимодействие с другими организациями, частными лицами, владеющими судами и объектами, учетом которых занимается «Российский Речной Регистр».

В силу специфики деятельности учреждение вынуждено осуществлять работу с целым комплексом документации. Чтобы автоматизировать обработку документов, было принято решение о переходе на систему электронного документооборота «Этлас» версии 7.0.

Ранее компания «Российский Речной Регистр» уже использовала электронный архив, однако архив ориентирован больше на хранение и учет документов, а не на осуществление совместной работы с ними. В результате возникла потребность в расширении функциональных возможностей системы.

Система электронного документооборота «Этлас» полностью закрывает потребности компании в инструментах, необходимых для работы с документами любых типов. Система отличается простотой и удобством. Ее использование позволяет: создавать и регистрировать документы, что значительно ускоряет работу с ними; автоматизировать целый комплекс процессов, которые ранее выполнялись вручную; грамотно организовать движение и контроль исполнения документов; обеспечить хранение документов и быстрый поиск необходимых файлов; вести историю изменений, вносимых в документ; обеспечить требуемый уровень безопасности и сохранность данных; разграничить доступ к сведениям, а также использовать квалифицированную электронную подпись для подтверждения подлинности; получать уведомления о прохождении документа, а также его статусе; импортировать и экспортировать документы, в том числе сканы бумажных версий; вести необходимые журналы, контролировать сроки исполнения, а также формировать отчетность.

Внедрение системы повысило удобство и сократило время на работу с документами компании. Все входящие обращения и документы попадают в одну систему, что упрощает поиск необходимых данных. Дополнительно предусмотрены инструменты контроля сроков исполнения документов. Их наличие снижает риск пропуска установленных дедлайнов, позволяет отслеживать деятельность сотрудников. 

Также система позволила организовать упорядоченное движение документов между филиалами компании. Это значительно снижает риск возникновения путаницы, позволяет действовать четко и быстро. В результате сроки обработки документов значительно сократились.

Система позволяет значительно расширить существующий функционал. Для этого используются дополнительные модули. Присутствует возможность адаптировать систему с учетом персональных потребностей заказчика. Система развивается и регулярно выходят обновления, которые поставляются в рамках технической поддержки.