Успеть за 40 дней: как «Эй Кей x KFC» автоматизировали рекрутмент совместно со Skillaz

Компания Skillaz завершила первый этап автоматизации подбора для «Эй Кей x KFC». Это один из крупнейших франчайзи KFC в России: 96 ресторанов в стране, более 2,5 тыс. сотрудников. Об этом CNews сообщили представители Skillaz.

В условиях дефицита кадров нужно максимально быстро искать работников для ресторанов. Представьте, каждый месяц нужно нанимать около 400 новых сотрудников, а в отделе массового подбора работает всего три человека. Как все успеть? Так и возникла необходимость внедрения автоматизированного подхода к найму персонала. 

В итоге за 40 рабочих дней команде «Эй Кей x KFC» совместно со Skillaz удалось: минимизировать ручные операции; собрать весь процесс и информацию в едином пространстве; увеличить конверсию с откликов в оформление в два раза; объединить рекрутеров, рестораны и администраторов в единой системе; настроить и автоматизировать коммуникацию с кандидатом; обеспечить сбор аналитики по ключевым процессам подбора.

Проект был реализован с помощью продукта «Skillaz.Подбор Базовый», который предназначен для быстрой автоматизации типового процесса подбора. Срок его внедрения небольшой благодаря готовому no-code решению. Оно дает возможность без написания программного кода зайти в систему и сразу начать работу. Затем там можно оперативно вносить корректировки, собирать аналитику и подключать другие инструменты и интеграции с помощью внутреннего сервиса Skillaz.

Марина Макарцева, ведущий бизнес-аналитик Skillaz: «Нашей целью было не только автоматизировать существующие процессы подбора и интегрировать внешние системы, но и предложить решение, которое могло бы объединить все HR-процессы и стать основным рабочим пространством для участников подбора. Мы с большой ответственностью отнеслись к данной задаче и в максимально короткие сроки полностью изменили текущий процесс подбора. Удалось обеспечить рекрутмент необходимыми инструментами для сокращения количества времени на рутинные задачи. Мы переложили ручной функционал на механизмы Skillaz и позволили коллегам сосредоточиться на ключевых задачах в отборе кандидатов».

До автоматизации рестораны самостоятельно осуществляли процесс подбора: рекрутеры вручную размещали вакансии, прозванивали кандидатов и приглашали их на интервью. Вакансии продвигались бессистемно, а HR-специалисты заполняли разрозненные Excel-документы и слоты в календаре для каждого этапа собеседований.

Теперь процесс выстроен иначе благодаря таким решениям, как: авторазмещение вакансий на job-бордах и автопоиск кандидатов (Hh, «Авито»); автоматический сбор откликов в единой системе; встроенная телефония; автоматическое уведомление всех участников процесса; аналитические дашборды по воронкам и источникам.

Каким стал автоматизированный подбор?

Рекрутер получает заявку на поиск сотрудников в определенный ресторан. Вакансия автоматически формируется и размещается на выбранных job-бордах, а отклики собираются в Skillaz. Сразу после получения отклика кандидату уходит уведомление на почту и смс, в течение часа в рабочее время рекрутер звонит кандидату с помощью встроенной телефонии и приглашает на интервью в ресторан. Кандидат точно не забудет про встречу, так как получит напоминание о собеседовании от чат-бота, и при необходимости сможет самостоятельно перенести дату и время интервью. 

После встречи с нанимающим менеджером чат-бот автоматически запрашивает обратную связь. Успешным кандидатам отправляется напоминание пройти медосмотр. Затем запускается процедура трудоустройства, информация о котором автоматически передается из «1С »в Skillaz.

Процесс массового подбора было необходимо перестроить ввиду заботы о самих кандидатах. Руководитель отдела подбора персонала «Эй Кей x KFC» Любовь Кудинова сказала: «Для нас было важно поставить себя на место кандидата и понять, в какой момент ему становится неинтересно рассматривать нашу вакансию. Такие моменты необходимо отслеживать, чтобы провести как можно больше коммуникации с человеком и максимально увеличить конверсию воронки».

Зачем нужны чат-боты?

Чат-боты встроены во все этапы воронки, из-за чего процесс подбора значительно ускорился. Например, холодный чат-бот предлагает потенциальным кандидатам вакансию. Если до откликнувшегося кандидата не удалось дозвониться, бот напомнит ему об отклике и уточнит актуальность обсуждения работы, а затем вернет отклик обратно на прозвон рекрутеру. Кроме того, при увольнении сотрудника чат-бот по автоматически полученным из 1С статусам запускает exit-опрос и передает информацию в Skillaz.

За шесть месяцев уже 52 тыс. кандидатов прошло через Skillaz, из них было оформлено 1,3 тыс. сотрудников. Конверсия с откликов в оформление выросла с 5% до 10-12%, а доходимость кандидатов на собеседование достигла уровня 50%. На данный момент в системе работает 150 пользователей. 

Следующим важным шагом для «Эй Кей» станет автоматизированный процесс оформления на работу. В системе можно будет отслеживать график работы сотрудников и записывать кандидатов на оформление. Также в планах доработать систему аналитики и усовершенствовать процесс пре-адаптации и адаптации с помощью интеграции с чат-ботом.

***

«Эй Кей Ресторантс Раша» входит в TOP-3 партнеров бренда KFC в России. Первый ресторан был открыт в 2015 г. — «KFC Первомайская».

Skillaz — разработчик платформы для автоматизации процессов управления персоналом. Платформа помогает автоматизировать найм сотрудников и управление развитием талантов, гибко настраивается под каждого клиента и обеспечивает бесшовные бизнес-процессы в подборе и управлении персоналом. Среди клиентов — «МегаФон», ВТБ, «Дикси», «Касперский», «Самолет», «Росатом», «Черкизово», РЖД и многие другие.