Avito ускорил согласование внутренних документов для 6 тыс. сотрудников с помощью системы «1С:Документооборот»

Специалисты «Аксиома-софт» завершили перевод внутреннего документооборота компании Avito на отечественную ECM-систему. Решение «1С:Документооборот» интегрировано с системой «1С:Зарплата и управление персоналом» и корпоративным порталом. Более 6 тыс. сотрудников получили оперативный доступ к внутренним сервисам компании, повысилась скорость и удобство работы. Организована оперативная совместная работа сотрудников. Согласование внутренних документов ускорилось в 1,5 раза. Об этом CNews сообщили представители «Аксиома-софт».

Для автоматизации внутреннего документооборота в Avito использовался корпоративный портал. С ростом компании сервис перестал обеспечивать достаточную оперативность формирования и согласования документов. Поэтому руководство компании решило перевести работу с документами на отечественную ESM-систему «1С:Документооборот». Партнером по внедрению стала компания «Аксиома-софт».

Для реализации проекта была выбрана методика Agile software development, подразумевающая гибкий подход к разработке информационной системы предприятия. Для организации эффективной работы команды проекта использовались современные технологии и сервисы, которые позволили реализовать проект в сжатые сроки. 

Так, например, список требований к разрабатываемой системе проекта велся с применением специализированного решения для управления проектами, что обеспечило актуальность списка поставленных задач и контроль за решением возникающих по ходу разработки продукта проблем. Документация разрабатывалась в ходе проекта с использованием wiki-системы, что позволило создать единую внутреннюю базу знаний. Интеграция между корпоративным порталом и «1С:Предприятием» реализована с помощью набора специальных инструментов для описания API. Использовались и другие инструменты для организации командной работы.

Ключевые итоги проекта

Создана трехзвенная система Корпоративный портал — «1С:Документооборот» — «1С:Зарплата и управление персоналом». Пользовательский интерфейс — все с чем взаимодействуют сотрудники компании — реализован на корпоративном портале. Для создания, хранения и изменения документов и данных о персонале используется функционал решений «1С:Документооборот» и «1С:Зарплата и управление персоналом». Сотрудники могут создавать и согласовывать документы как из «1С:Документооборота», так и на корпоративном портале и в корпоративном мессенджере. Повышена доступность и удобство работы с внутренними сервисами для сотрудников компании, так как практически каждый получил удобный доступ к возможностям информационной системы.

Ускорилось согласование внутренних документов. Например, для сотрудников, в том числе, для внутренних совместителей, реализована упрощенная процедура согласования заявлений на отпуска. При создании заявки в системе формируется электронный лист согласования, который отражает результаты рассмотрения заявки и передается в отдел кадров. 

Документы визируются простой электронной подписью (ПЭП). Руководители и их помощники могут подавать заявления сотрудников на согласование не штучно, а пакетом. В итоге согласование документов ускорилось в 2,5 раза: на обработку заявления и выпуск приказа теперь уходит не более двух дней, ранее на это требовалось пять.

Кирилл Скоромыкин, руководитель направления проектов и продуктов по автоматизации бэкофиса в Avito: «Внедрение системы "1С:Документооборот" повысило уровень и качество автоматизации работы с внутренними документами. Ускорилось принятие кадровых решений. Достигнуто одно из важных требований проекта — повышена доступность и эффективность использования внутренних сервисов для сотрудников компании. 

Другой немаловажный результат — снижение стоимости владения системой и создание возможностей для ее дальнейшего развития. Планами предусмотрено расширение перечня внутренних документов, работа с которыми будет автоматизирована».

***

Портал Avito является обширной базой объявлений третьих лиц, представляет собой электронную доску предложений о купле-продаже личных вещей, бытовой техники и электроники, транспортных средств, недвижимости, готового бизнеса, а также предложений о работе и оказании широкого спектра услуг. Помимо размещения объявлений третьих лиц, одним из направлений портала Avito является предоставление услуг по продвижению товаров (услуг) посредством размещения баннерной, контекстной и мобильной рекламы в рамках договоров возмездного оказания услуг. В России компания работает более 15 лет и действует через ООО «КЕХ екоммерц», головной офис которой расположен в Москве.

ООО «Аксиома-софт» — официальный партнер фирмы «1С», обеспечивает комплексную автоматизацию учета и управления больших и малых компаний различных отраслей, используя самые передовые ИТ-технологии.

Компания является признанным лидером в автоматизации финансовых компаний и внедрении информационных систем для крупных холдинговых структур. «Аксиома-софт» является Центром компетенции по документообороту (ЦКД). В команде «Аксиома-софт» более 200 специалистов в области управленческого консалтинга и автоматизации, которые готовы к выполнению любых, самых масштабных и сложных проектов. Всего за 10 лет компанией «Аксиома-софт» осуществлено более 3 тыс. внедрений.