Как осчастливить персонал с помощью ИТ

Специалисты Fujitsu Services предлагают несколько подсказок руководителям ИТ-служб, надеясь, что с их помощью удастся уберечь персонал компаний от столкновения с негативными сторонами использования технологий в работе. Не дайте им свалить все на ИТ, призы Как уже сообщалось, по данным обзора, выпущенного вчера подразделением Fujitsu Services, одна треть офисных служащих оправдывает технологическими сбоями свои собственные просчеты в работе. 38% опрошенных перестали бы работать с прежним рвением, если бы их ИТ-система "полетела", а 15% из-за этого вообще бы пораньше ушли домой. Чтобы ИТ-служба не служила "козлом отпущения" для хитрых сотрудников, специалисты призывают принять следующие меры:
  1. Поддерживайте ИТ в рабочем состоянии
    Поддерживайте стабильную работу ИТ-инфраструктуры, сделайте ее максимально отказоустойчивой. Если же сбой все-таки произошел, сделайте все возможное, чтобы как можно быстрее устранить его последствия и вернуть системы в рабочее состояние, уведомив персонал о том, сколько времени займет отладка.
  2. Не забывайте о резервном копировании
    Убедитесь в том, что вся информация регулярно копируется и архивируется, и нужные данные можно будет найти даже после того, как они будут удалены. Как уже говорилось, треть служащих жалуется на проблемы с компьютером, прикрывая этим свою медлительность и просчеты в работе, так что усовершенствованный документооборот поможет выяснить реальную производительность труда каждого.
  3. Техподдержка - это святое
    Своевременная техническая поддержка должна быть оказана всем служащим без исключения, причем в той форме, в какой им это удобно - по телефону ли, электронной почте или непосредственно на рабочем месте служащего. Сотрудники службы техподдержки должны быть в состоянии объяснить любому пользователю - независимо от уровня его понимания, - каким образом можно решить возникшую проблему.
  4. Учиться, учиться и еще раз учиться
    6% служащих все еще считают себя настоящими "динозаврами", неспособными самостоятельно, без посторонней помощи, работать с ИТ. Учитывая, что не все сотрудники в компании имеют одинаковые навыки и способности для работы с ИТ, нужны специальные обучающие программы, которые помогут начинающим пользователям избавиться от страха перед компьютером и обходиться в работе без помощи ИТ-персонала.
  5. Дайте им то, что они хотят
    86% пользователей ИТ полностью удовлетворены их эффективностью, однако нет пределов совершенствованию. Компаниям лучше разработать интегрированную ИТ-среду - это поможет избежать лишних временных затрат, когда пользователям приходится раз за разом вводить те же самые данные. Кроме того, это поможет более эффективно распределить обязанности между служащими - каждый будет четко знать, что от него требуется. Служащие могут выразить свои потребности лучше, чем любой, даже самый квалифицированный сторонний консультант - так что просто прислушайтесь к тому, что они хотят.
  6. Заставьте технологии работать быстрее
    Своевременно обновляйте как программное, так и аппаратное обеспечение, чтобы системы работали быстро и эффективно, выполняя те задачи, которые пользователь перед ними ставит. Три четверти служащих признались, что теряют массу времени и нервов, ожидая, пока заработает нужное приложение.
  7. Знание - сила
    Всего 21% офисных работников ведут записи в электронном виде, однако ИТ все равно должны максимально упрощать ведение отчетности и совместное использование информации. Это можно сделать, уведомив всех служащих о том, где можно найти и обновить важную деловую информацию. Такие проблемы решаются с помощью систем управления знаниями.
  8. ИТ должно быть в меру
    Каждый пятый служащий предпочитает по возможности не использовать ИТ, так что следует убедиться, что используемое количество ИТ-систем и приложений отвечает размеру компании: дополнительные ИТ-ресурсы вовсе не обязательно повысят производительность работы, гораздо лучше эффективно использовать те ресурсы, что имеются.
  9. ИТ должно способствовать личному общению
    ИТ - очень удобное средство общения, однако в компании все равно нужны комнаты для переговоров, где сотрудники могут поговорить с глазу на глаз. Более половины служащих, по результатам исследования, испытывают недостаток личного общения. Потому так важно предоставить всем сотрудникам, клиентам и поставщикам возможность либо персональной встречи, либо общения с помощью видеоконференций.
  10. Сделайте ИТ понятными
    Разработайте допустимые правила пользования интернетом и электронной почтой. Убедитесь, что служащие правильно понимают, каким должно быть приемлемое содержание электронных сообщений - это поможет избежать неправильного толкования таких писем и облегчит взаимодействие между сотрудниками и клиентами. Как показал опрос, почти 50% служащих боятся быть неправильно понятыми по электронной почте.

Источник: по материалам Silicon.com.

Учебный курс по теме:

Управление персоналом в проекте. Стандарт ANSI PMI PMBOK GUIDE 2000 (Москва, 4-5 ноября).