Выбирай : Покупай : Используй

Вход для партнеров

Вход для продавцов

0

Как остановить информационное цунами в офисе? Всё о системе KYOСERA Managed Document Services

Иногда кажется, что для кардинальной оптимизации документооборота и улучшения работы в офисе необходимо приложить массу усилий. Разнообразие офисной техники, сложность внутренних сетей и управления ими, множество различных операций, которые выполняют с входящими и исходящими данными работники офиса представляются непроходимым лабиринтом, в котором бушует информационное цунами. Однако универсальное решение есть – его разработала компания KYOCERA, назвав MDS (Managed Document Services).
Иногда кажется, что для кардинальной оптимизации документооборота и улучшения работы в офисе необходимо приложить массу усилий. Разнообразие офисной техники, сложность внутренних сетей и управления ими, множество различных операций, которые выполняют с входящими и исходящими данными работники офиса представляются непроходимым лабиринтом, в котором бушует информационное цунами. Однако универсальное решение есть – его разработала компания KYOCERA, назвав MDS (Managed Document Services).

MDS – глобальный ответ на вопрос об оптимизации документооборота

Насыщенность и техническая сложность документооборота в офисе современной компании или производственной площадки сегодня крайне высока. Без особых методов его оптимизации всем вовлечённым в процесс сотрудникам приходится тратить непропорционально много сил и средств на самые простые операции. Растущая сложность влияет и на рыночные показатели бизнеса: как показывает статистика, плохо продуманное информационное взаимодействие внутри компании, неэкономная печать документов и ситуационное обслуживание технической базы офисной техники может «съедать» до 2-5 процентов прибыли.

Тем временем, вот уже более 10 лет существуют различные схемы и системы по структурированию документооборота – от достаточно простых до охватывающих буквально все его аспекты.

К первому типу решений можно отнести концепцию MPS (Managed Print Services), что означает «Система управления печатью». Она предусматривает оптимизацию офисной печати входящих и исходящих документов на бумаге, редко выходя за рамки этой задачи.

Гораздо большая комплексность и универсальность лежит в основе концепции MDS (Managed Document Services), представленной в 2007 году компанией KYOCERA Document Solutions.

KYOCERA Document Solutions – дочернее предприятие крупной японской корпорации KYOСERA (состоит из 208 компаний), которая была основана в 1959 году и в настоящее время занимает третье место в мире по выпуску солнечных батарей и лидирующее положение в Японии и мире по производству широкого ряда продукции: от потребительских товаров до электронных компонентов. В свою очередь компания KYOCERA Document Solutions – это специализированное предприятие, занимающееся на мировом рынке производством и продажей печатной офисной техники, сопутствующих расходных материалов, разработкой и внедрением систем и сервисов их обслуживания – включая систему управления документооборотом MDS.

Согласно концепции, система MDS предлагается KYOCERA Document Solutions в качестве единой совокупности услуг по оптимизации и сокращению издержек документооборота. В свою очередь, под документооборотом KYOCERA Document Solutions подразумевает печать, хранение, отправку и защиту документов от несанкционированного доступа, администрирование и предоставление тем или иным группам пользователей определенных прав на использование документов, установку и программное обслуживание корпоративных серверов облачной печати и так далее. В рамках системы MDS компания KYOCERA Document Solutions способна предоставить заказчику – через авторизированных партнёров – аппаратную основу в виде всей необходимой офисной печатной техники, программное обеспечение, услуги настройки, администрирования и обслуживания. При этом, KYOCERA Document Solutions находится в постоянном контакте с заказчиком и оперативно корректирует и масштабирует предоставленные в рамках системы MDS элементы поддержки.

В настоящее время концепция MDS от KYOCERA Document Solutions считается экспертами одной из самых эффективных. К примеру, исследования компании Photizo Group показали, что её внедрение сокращает расходы по документообороту на 30 процентов. Цифру в 30 процентов подтверждает и международное исследовательское агентство IDC, один из лидеров аналитики рынка печатных устройств. 

Успешными примерами использования системы MDS стали проекты KYOCERA Document Solutions, проведёнными для компаний Deloitte, AEG, O2, Johnson & Johnson, РЕСО, MINI, VOLVO, AEG, «ДИТ», ERGO, Столичный ювелирный завод «АДАМАС»...

Как выстраиваются проекты MDS?

Теперь давайте посмотрим, как именно происходит взаимодействие KYOCERA Document Solutions с компанией-клиентом, желающей получить эффективный, удобный и ориентированный именно на её нужды проект по оптимизации документооборота.

Первым шагом работы KYOCERA Document Solutions с клиентом в рамках проекта MDS всегда становится проведение комплексного исследования существующей в компании системы документооборота. В его ходе изучается существующий парк печатной техники, просчитывается стоимость печати документов, устанавливается график нагрузки на технику, его сезонность и подверженность иным временным факторам. Также фиксируется режим доступа к оборудованию со стороны сотрудников. Режим обслуживания техники и так далее.

Всё это делается для обнаружения типичных проблем документооборота, среди которых эксперты KYOCERA Document Solutions традиционно выделяют четыре главных.

Первая типичная проблема – это отсутствие контроля за доступом к технике со стороны сотрудников компании. Из-за того, что любой желающий может распечатать документ возрастает нагрузка на оборудование. А с её ростом растёт и стоимость отпечатка – особенно при использовании полноцветного режима.

И хорошо, если сотрудники печатают документы исключительно в рамках своих рабочих задач. Не секрет, что во многих компаниях печатная техника используется и в личных нуждах.

Вторая проблема – это неоптимальная закупка и использование печатного оборудования. Без чёткого понимания задач и заранее выстроенной стратегии документооборота в офисах компаний скапливается слишком много техники. Нередко она представлена всеми имеющимися на рынке марками – что приводит к техническим проблемам, несовместимости, перерасходу ресурсов. Всё это компания пытается решить, раздувая штат обслуживающего технику персонала – что опять-таки сказывается на стоимости печати и прибыли.

Третья проблема относится к функциональности современных печатающих устройств. Она стала весьма широкой, что многие производители с гордостью демонстрируют через пользовательский интерфейс. В результате работа с устройством становится крайне неинтуитивной. В крайних случаях интерфейс печати и сканирования современных МФУ и принтеров становится настолько сложен, что сотрудников приходится специально обучать его использованию. Разумеется, это сказывается на длительности отдельных операций документооборота.


Наконец, четвёртая проблема, на которую указывает своим клиентам KYOCERA Document Solutions, это - соблюдение конфиденциальности и защита внутренней информации компании. При отсутствии строгих правил печати документов, при недостаточной проверке сотрудников на предмет их выполнения любая важная информация в любой момент может оказаться в руках конкурентов. При этом им даже не придётся использовать сложные схемы промышленного шпионажа: забытые в лотках принтеров документы можно встретить практически везде, где к документообороту относятся не слишком серьёзно.

Проведя аудит в компании клиента и выявив имеющие место быть проблемы документооборота, KYOCERA Document Solutions переходит к следующим шагам по внедрению проекта MDS.

Эти шаги могут включать частичное или полное обновление парка офисной техники для оптимизации его работы, уменьшению затрат на расходные материалы, унификации процессов. Также обновляется сопутствующее серверное оборудование, обновляется программное обеспечение, создаются облачные сервисы, сервисы, связанные администрированием и защитой информации.

После этого - если у заказчика имеется чётко выраженный запрос - специалисты KYOCERA Document Solutions проводят серию семинаров и тренингов по пользованию новой системой, созданной по проекту MDS. Впрочем, в обучении сотрудников компании редко бывает необходимость - система MDS в рамках проекта всегда хорошо отлажена и находится под контролем представителей авторизированного партнёра KYOCERA.

Но даже передав обновлённую систему заказчику, KYOCERA Document Solutions продолжает оказывать полноценную поддержку проекту. В частности, регулярно проводится аудит эффективности, решаются возникающие технические вопросы, а главное – отслеживаются изменения в самой компании, требующие обновления системы MDS.

Таким образом, проект MDS в том виде, который предлагается KYOCERA Document Solutions – это полностью замкнутый цикл, постоянно учитывающий и реагирующий на изменения как внешние (появление новых моделей офисной техники, новых сетевых технологий, новых способов оптимизации документооборота), так и внутренне (изменение задач внутри компании, её рост, появление новых сотрудников…).

Главное, что остаётся в проекте MDS неизменным – это его основные цели: достижение экономии при документообороте и создание оптимально работающей системы управления бизнес-процессами печати.

Версия для печати
Комментарии